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  • 2021.04.01
  • 2021.04.01
  • 物品管理システム

病院の物品管理はどのようにする?おすすめのシステムを紹介

物品管理システム

物品管理は企業内の機材や整備品など消耗材を管理することをいいますが、病院の場合は医療に使う消耗材を管理します。どこで何を使ったのか、棚卸は問題なくされているのか、膨大な量を常に管理しなければならないので非常に大変です。
そこで今回は、病院の物品管理をシステム化する方法を紹介します。システム化することで効率よく物品管理ができ、セキュリティ強化や見落としが減るのでおすすめです。

※本記事に掲載している情報は2021年3月時点のものです。

物品管理システム

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病院の物品管理とは

まずは病院の物品管理について具体的な業務内容を説明します。

物品の在庫管理や院内搬送

病院の物品管理は簡単にいえば物品の在庫管理です。病院内で使用されるさまざまな物品の在庫管理を行います。病院の物品管理は、供給と管理を一元化して円滑にするために必要なことで、使用期限が過ぎないように期限の管理や発注の調整などを行います。

病院の物品管理はSPDとも呼ばれます。SPDはSupply Processing and Distrbutionの略称です。これは日本では1980年代に登場したもので、購入物品や滅菌再生物などの病院内流通物品の管理供給と一元化構想プランとして提唱されました。

ほかにも、病院の物品は院内搬送を行います。院内搬送は病院内で供給される物品が必要とされているものを適切なタイミングで供給するように管理します。

実際の業務

病院の物品管理は在庫管理や院内搬送のことをいいますが、実際にはどのような業務なのでしょう。 実際の業務内容は次のとおりです。

物品消費量の確認

一番の基礎となるのが医療機器や医療材料などの消費量の確認です。基本的な方法は他業種の一般企業と変わりありませんが、病院にとっては経営管理や患者の満足度を左右する重要な要素です。そのため、迅速かつ正確に各物品の消費量を把握するとともに、物品がどのように消費されたか、利用目的、利用状況まで詳細に把握します。また、その利用方法が適切で妥当なものかをきちんと確認する必要があります。

物品在庫の管理

病院の継続的な運営のために、適切な量の在庫が確保できているか、すぐに利用可能な状態なのか、医療機器や物品がどこに持ち出されているかなどを把握します。薬剤の使用期限や、医療機器が正常に稼働し、適切にメンテナンスされているかなどもあわせて把握しておきます。医療機器の貸出は、貸出者や貸出日・返却予定日なども確認しておくことで、返却漏れや紛失を防ぎ、物品の効率的な活用が可能になります。

購買管理

調達した物品の内容、点数などを管理します。医療の品質を保つためには、医療機器や医薬品は十分な量を確保する必要があります。一方で、むやみに発注を行うと病院経営を圧迫し、医療品質を悪化させることにもつながりかねません。適切な量・適切な価格で物品を調達するために、購入ルートの変更や代替品の検討などを行う必要もあります。

保険請求漏れの防止

物品だけでなく、物品の保険請求に漏れがないかのチェックも行います。 保険請求可能な物品と請求できない物品をきちんと仕分けするようにしましょう。

厚生労働省が定める特定保険医療材料を使用した際は、診療報酬請求や各種書類の記入が必要です。診療報酬請求の点数付けに誤りがないか、書類の記入漏れがないか、患者に不要な請求を行っていないか、などもチェックします。 そのためには医師や看護師、患者との密な連携が重要です。

院内・院外の問い合わせ対応

病院では病院内外問わずさまざまな場所から問い合わせがきます。各病棟・他部署からの購買発注依頼、医療品メーカーからの営業対応や診療材料の価格交渉などさまざまです。これらに対応するのも病院の物品管理業務の一つです。

病院の備品管理を効率化する「物品管理システム」

物品を管理する際には専用のシステムを取り入れるのがおすすめです。物品の管理がしやすいように設計されているので、簡単にきめ細かく管理できます。これから、日立システムズエンジニアリングサービスの「物品管理システム」を紹介します。

きめ細かく管理ができる

このシステムではITに関する難しい専門知識は必要ありません。簡単にきめ細かく物品の管理ができます。物品管理システムではGUIベースで入力できるので、データベースの知識がなくても簡単に物品の管理ができます。また、検索機能やスケジュールの管理機能、メールの通知機能など正確に管理するのに必要な機能が備わっています。

GUIベースでのデータ管理は物品の情報を登録するだけで簡単に登録できます。ファイルは外部のソフトであるエクセルなどのCSVファイルも活用することができるので、大量の情報を一括で登録することが可能です。

また、物品管理システムでは1つのシステムに複数の物品台帳が登録できます。これによって各部門の台帳を共有して一元に管理することが可能です。また、物品も資産や書類、メディアなど種類ごとに管理できるので、管理項目ごとに設定して見やすくすることができます。

運用方法に応じてカスタマイズ

物品管理といっても病院によって管理方法は違います。この場合、それぞれの管理方法によって管理することが可能です。

例えば、検査機材の貸し出しや管理、点検の場合はそれに合わせた方法で管理ができます。ほかにも、医療機材の貸し出しや点検、棚卸などでは他の方法で管理が可能です。また、メディアや書類の管理ではそれに合わせた管理ができます。

このようにそれぞれ組織の管理方法によって管理ができるので、非常に便利です。運用スタイルに合わせてカスタマイズができることで、物品管理業務がより効率化するので業務が早く進みます。

便利な機能を多数搭載

このシステムではほかにもさまざまな機能が備わっています。

  • 今どこ管理
    今どこ管理は、物品が今どこにあるのかがすぐにわかります。ビーコン、RFID、バーコード、QRコードなど多彩なアタッチメントがあるので現場の用途に合わせて選択できます。また、物品の移動、所在の検知機能、一括読み取り機能などによって物品管理のセキュリティを高めます。
  • 手持ちのシステムと連携できる
    病院内で使われている他のシステムと連携して使うことができます。例えば、会計システムやBI、表計算ツールなどと連携することができます。これらのツールで物品の管理がさらに効率化され、業務の計画や分析のデータの活用を可能にします。
    活用例としては会計システムに登録された資産のデータを物品管理システムに受け渡したことで棚卸業務にかかる時間が短縮しました。また、以前に使っていたデータの履歴をそのまま移動させられるので、物品の購入管理などに役に立ちます。
  • SaaSとしても提供する
    物品管理システムはオンプレミスに加えてSaaSでも提供しています。例えば、ネットワーク環境がない倉庫で利用したいときや1つの病棟から取り入れたい、外出先でも利用したい、サーバーの運用負担を減らしたいなどさまざまな状況に合わせられます。

このように、物品管理システムはとても便利で使いやすいです。検討している場合はトライアルで使ってみてもいいかもしれません。

病院の物品管理の注意点

病院の物品管理をするうえではしっかりと注意しなければいけないことがあります。注意を怠ると後で問題が起こることがあるので、気を付けるようにしましょう。

セキュリティ面はしっかりしているか

病院の物品管理で欠かせないのがセキュリティ面です。病院の情報が万が一外に漏れた場合は大変なことになります。これは、病院に限らずすべての組織や企業にも言えることですが、内部の情報が外に漏れると悪用される恐れがあるので注意が必要です。

例えば、病院の物品が管理されている倉庫の鍵やパスワードなどセキュリティが必要な場面がたくさんあります。病院内ではさまざまな薬剤が使われるので、それらを厳重に管理しなければなりません。また、病院には患者さんの情報も保管されているので、第三者に渡ってしまっては大変です。

病院には病院で働いている人だけでなくさまざまな人が出入りします。そのため、従業員に気づかれずに持ち出されてしまう可能性も大いにあり得ます。また、病院の物品を勝手に持ち出したり廃棄したり、売却してしまうなどの可能性もあるので、このようなことが起きた場合は社会の秩序を乱す恐れがあるでしょう。

このような問題が考えられるため、病院の物品管理をする際には厳重に管理する必要があります。物品管理システムを使うときはパスワードが漏れないように厳重に保管しましょう。

まとめ

病院の物品管理は病院内の物品の在庫管理をしたり院内搬送をしたりする業務のことをいいます。病院の物品管理はSPDとも呼ばれ、供給と管理を一元化して円滑にするために必要なことです。 物品管理の具体的な業務としては、

  • 物品消費量の確認
  • 物品在庫の管理
  • 購買管理
  • 保険請求漏れの防止
  • 院内・院外の問い合わせ対応

などです。

また、物品管理には専用のシステムを使用するのが効率よく、日立システムズエンジニアリングサービスが提供する物品管理システムはさまざまな機能があっておすすめです。

この物品管理システムでは、きめ細かく管理できる、運用方法に応じてカスタマイズができる、今どこ管理で物品が今どこにあるのかを管理できる、手持ちのシステムと連携して使うことができる、SaaSで提供できるなどさまざまな機能があります。 現在トライアル使用の受付も行っているので、これから導入を考えている方はぜひトライアル使用を検討してみてください。

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