物品管理システム
物品管理は企業内の機材や整備品など消耗材を管理することをいいますが、病院の場合は医療に使う消耗材を管理します。どこで何を使ったのか、棚卸は問題なくされているのか、膨大な量を常に管理しなければならないので非常に大変です。
そこで今回は、病院の物品管理をシステム化する方法を紹介します。システム化することで効率よく物品管理ができ、セキュリティ強化や見落としが減るのでおすすめです。
※本記事に掲載している情報は2024年9月時点のものです。
目次
物品管理システム
簡単できめ細やかな台帳管理機能と豊富なアタッチメントで、
「何が」「今どこに」「どのような状態」をリアルタイムに把握。
さまざまな運用現場における管理のお悩みを解決します。
病院において管理する医療材料には「医薬品」「医薬部外品」「医療機器」「薬事法上の位置付けがないもの」が挙げられます。
それぞれ、使用期限や保管方法、使用することの多い部署など多くの違いがありますが、物品管理ではこうした相違を適切に把握し対応を行うことが重要です。
そこで、まずは病院の物品管理について具体的な業務内容を説明します。
病院内で扱う物品の在庫の管理を行います。
在庫の管理には、数量の確認だけでなく使用期限の管理やメンテナンスも含まれます。
また、医療機器を「誰が」「いつ」「どこで」管理しているかを把握することも物品管理の業務です。特に利用目的や使用した量に関する情報を保管し、適切であったかの確認を行うこともあります。
物品を病院内で使用する部署へ配送します。
一般的に、物品管理部門では連絡を受けた場合に必要な物品を把握し種類と量に応じて適切に配送を行う場合と、決まった時間に配送を行う場合があります。
病院の規模によっては配送ルートが複数ある場合や、移動に時間がかかる場合もあるため配送ルートやスケジュールを管理し、到着するまでの追跡が必要になる場合もあります。
この際、分単位の使用期限や配送中の温度管理などを考慮する必要があるといった、病院ならではの注意が必要です。
物品の発注も物品管理の重要な業務です。
一般的な物品とは異なり、あらゆる要因を俯瞰したうえで発注することが求められます。特に、医薬品の場合、通常の物品で考慮する供給量の推移だけでなく、期限管理や品質管理も踏まえたうえで発注する必要があります。
また、医療機器の発注は専門性から業者が即座に対応できない場合もあります。そのため、常日頃からのメンテナンスや管理が非常に重要なのです。
病院の物品管理では在庫管理や院内搬送が行われます。これらの業務では、実際にはどのようなことを行うのでしょうか。 実際の業務内容は次のとおりです。
一番の基礎となるのが医療機器や医療材料などの消費量の確認です。基本的な方法は他業種の一般企業と変わりありませんが、病院にとっては経営管理や患者の満足度を左右する重要な要素です。そのため、迅速かつ正確に各物品の消費量を把握するとともに、物品がどのように消費されたか、利用目的、利用状況まで詳細に把握します。また、その利用方法が適切で妥当なものかをきちんと確認する必要があります。
病院の継続的な運営のために、適切な量の在庫が確保できているか、すぐに利用可能な状態なのか、医療機器や物品がどこに持ち出されているかなどを把握します。薬剤の使用期限や、医療機器が正常に稼働し、適切にメンテナンスされているかなども合わせて把握しておきます。医療機器の貸出しは、貸出者や貸出日・返却予定日なども確認しておくことで、返却漏れや紛失を防ぎ、物品の効率的な活用が可能になります。
調達した物品の内容、点数などを管理します。医療の品質を保つためには、医療機器や医薬品は十分な量を確保する必要があります。一方で、むやみに発注を行うと病院経営を圧迫し、医療品質を悪化させることにもつながりかねません。適切な量・適切な価格で物品を調達するために、購入ルートの変更や代替品の検討などを行う必要もあります。
物品だけでなく、物品の保険請求に漏れがないかのチェックも行います。 保険請求可能な物品と請求できない物品をきちんと仕分けするようにしましょう。
厚生労働省が定める特定保険医療材料を使用した際は、診療報酬請求や各種書類の記入が必要です。診療報酬請求の点数付けに誤りがないか、書類の記入漏れがないか、患者に不要な請求を行っていないか、などもチェックします。 そのためには医師や看護師、患者との密な連携が重要です。
病院では病院内外問わずさまざまな場所から問い合わせがきます。各病棟・他部署からの購買発注依頼、医療品メーカーからの営業対応や診療材料の価格交渉などさまざまです。これらに対応するのも病院の物品管理業務の一つです。
物品を管理する際には専用のシステムを取り入れるのがおすすめです。物品の管理がしやすいように設計されているので、簡単にきめ細かく管理できます。これから、日立システムズエンジニアリングサービスの「物品管理システム」を紹介します。
このシステムではITに関する難しい専門知識は必要ありません。簡単にきめ細かく物品の管理ができます。物品管理システムではGUIベースで入力できるので、データベースの知識がなくても簡単に物品の管理ができます。また、検索機能やスケジュールの管理機能、メールの通知機能など正確に管理するのに必要な機能が備わっています。
GUIベースでのデータ管理は物品の情報を登録するだけで簡単に登録できます。ファイルは外部のソフトであるエクセルなどのCSVファイルも活用することができるので、大量の情報を一括で登録することが可能です。
また、物品管理システムでは1つのシステムに複数の物品台帳が登録できます。これによって各部門の台帳を共有して一元に管理することが可能です。また、物品も資産や書類、メディアなど種類ごとに管理できるので、管理項目ごとに設定して見やすくすることができます。
物品管理といっても病院によって管理方法は違います。この場合、それぞれの管理方法によって管理することが可能です。
例えば、検査機材の貸し出しや管理、点検の場合はそれに合わせた方法で管理ができます。ほかにも、医療機材の貸し出しや点検、棚卸などでは他の方法で管理が可能です。また、メディアや書類の管理ではそれに合わせた管理ができます。
このようにそれぞれ組織の管理方法によって管理ができるので、非常に便利です。運用スタイルに合わせてカスタマイズができることで、物品管理業務がより効率化するので業務が早く進みます。
このシステムではほかにもさまざまな機能が備わっています。
このように、物品管理システムはとても便利で使いやすいです。検討している場合はトライアルで使ってみてもいいかもしれません。
病院の物品管理システムの検討を行ううえで注意しなければいけないことがあります。
そこで、ここでは病院の物品管理システムの選定において意識すべきことを3つ解説します。注意を怠ると後で問題が起こることがあるため、しっかりと把握したうえで検討を行うようにしましょう。
一元的にデータの連携がしやすいシステムを選ぶ必要があります。
特に、電子カルテを導入している場合は、誰がカルテの入力を行ったのかを確かめられる「真正性」が重要視されることが多いです。
そのため物品管理においても、「誰が」「いつ」「どこで」「何を」「どのように」使ったかを確認できる必要があります。このデータを連携させることで、電子カルテだけでなく複数の情報を照らし合わせることでこの真正性を高めることにつながるでしょう。
また、こうした情報は複数人によって入力されることが想定されることからもリアルタイムに連携されることが求められます。
病院における物品管理では、物品が使用される量と頻度を分析・予測することが非常に重要です。特に、一般的な物品に比べて、使用期限や保管方法に多くの制限があるためより細かな分析・予測が求められます。
しかし、このような分析や予測を行うためにはデータサイエンスや統計学の知識が必要であり、人員を割く余裕がない場合もあるのではないでしょうか。そのため、物品管理システムの中に分析・予測ツールが組み込まれているシステムを選ぶとよいでしょう。
また、一口に病院といっても診療領域や病床数によって求められるニーズや保管設備はさまざまであるため分析・予測を行う際は、物品を使用する環境によってカスタマイズを行う必要があります。容易にカスタマイズを行いたい場合は、APIの開発も行ってくれるサービスを選ぶことがおすすめです。
病院の物品管理で欠かせないのがセキュリティ面です。病院の情報が万が一外に漏れた場合は大変なことになります。これは、病院に限らずすべての組織や企業にも言えることですが、内部の情報が外に漏れると悪用される恐れがあるので注意が必要です。
例えば、病院の物品が管理されている倉庫の鍵やパスワードなどセキュリティが必要な場面がたくさんあります。病院内ではさまざまな薬剤が使われるので、それらを厳重に管理しなければなりません。また、病院には患者さんの情報も保管されているので、第三者に渡ってしまっては大変です。
病院には病院で働いている人だけでなくさまざまな人が出入りします。そのため、従業員に気づかれずに持ち出されてしまう可能性も大いにあり得ます。また、病院の物品を勝手に持ち出したり廃棄したり、売却してしまうなどの可能性もあるので、このようなことが起きた場合は社会の秩序を乱す恐れがあるでしょう。
このような問題が考えられるため、病院の物品管理をする際には厳重に管理する必要があります。物品管理システムを使うときはパスワードが漏れないように厳重に保管しましょう。
病院の物品管理は病院内の物品の在庫管理をしたり院内搬送をしたりする業務のことをいいます。病院の物品管理はSPDとも呼ばれ、供給と管理を一元化して円滑にするために必要なことです。 物品管理の具体的な業務としては、
などです。
また、物品管理には専用のシステムを使用するのが効率よく、日立システムズエンジニアリングサービスが提供する物品管理システムはさまざまな機能があっておすすめです。
この物品管理システムでは、きめ細かく管理できる、運用方法に応じてカスタマイズができる、今どこ管理で物品が今どこにあるのかを管理できる、手持ちのシステムと連携して使うことができる、SaaSで提供できるなどさまざまな機能があります。 現在トライアル使用の受付も行っているので、これから導入を考えている方はぜひトライアル使用を検討してみてください。
※本記事における価格情報記載はすべて税抜表記です。
※Microsoft、Windows、Windows 10およびMicrosoftのロゴは、米国およびその他の国におけるMicrosoft Corporationの登録商標または商標です。
※その他、記載されている会社名、製品名は、各社の登録商標または商標です。
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「何が」「今どこに」「どのような状態」をリアルタイムに把握。
さまざまな運用現場における管理のお悩みを解決します。
