物品管理システム
備品はどの会社にもありますが、ものによって業務上に大きな影響を与える備品もあるので、きちんと管理する必要があります。備品管理がしっかりされていると棚卸業務が楽になることや、無駄な備品の購入が減ることなど、会社のメリットが増えます。
企業によっては備品が多くて管理が非常に煩雑になります。そのため、備品の管理には管理システムを使うことが多いのです。管理システムを使用すると備品の紛失が少なくなるので、ぜひ取り入れてみてください。
※本記事に掲載している情報は2024年9月時点のものです。
目次
物品管理システム
簡単できめ細やかな台帳管理機能と豊富なアタッチメントで、
「何が」「今どこに」「どのような状態」をリアルタイムに把握。
さまざまな運用現場における管理のお悩みを解決します。
備品管理とは企業や組織において日常業務に必要な備品の在庫を管理することをさします。
具体的には、備品の数量の把握、使用状況の監視、必要に応じた発注だけでなく、維持管理も含まれます。
備品管理は単なる物品の管理ではなく会社のお金の有効活用を担っているということも意識しましょう。
これは経費で購入された備品は会社の資産であり、収益へつながる使い方ができなければ無駄な支出となってしまうためです。
ここでは備品管理の目的について解説します。
備品管理は、生産性向上に直結します。
適切な備品管理により、必要な備品を即座に利用できれば、業務の中断や遅延を防ぐことができるようになるためです。
また、保管されている場所が分かりやすく管理されていると、業務者が必要なものを即座に見つけやすく、探すためにかかる時間や人員などの浪費を防ぐことができます。
保管場所の最適化や明瞭化だけでなく、備品が故障している場合や破損してしまった場合にも迅速に対応することができるため、業務の遅滞を限りなく軽減し生産性の向上が期待できるでしょう。
適切な管理を行うことで、コスト削減につながります。
誤発注などの無駄な発注を防いだり、備品の定期的なメンテナンスや修理を行うことで、備品の耐用年数が延び新たな備品を購入するコストを削減することができます。
また、常に状況を把握することで、突発的な修理が必要になるリスクを軽減、費用を削減できるようになるでしょう。
備品の購入や修理に対する費用だけでなく、適切なサイクルで廃棄の計画を立てることも可能になり、保管スペースや管理によって生じる費用を削減し効率的な予算運用につながります。
備品管理はセキュリティ強化にもつながります。
適切に備品が管理されていると、盗難や持ち出しのリスクを低減することができます。
リアルタイムな在庫チェックや追跡システムの導入を行うことで、備品の位置や状態が正確に把握できるようになります。このような工夫により、万が一、紛失が起きてしまった際も早期に発見することができるようになるでしょう。
また、備品の管理記録や監視体制を強化することで、従業員のセキュリティやコンプライアンスに対する意識が高まり、業務全般におけるリスクの軽減も期待できます。
備品管理は一見するとセキュリティとの関連性は薄いように見えるかもしれません。
しかし、備品管理という日常的に接することの多い業務で統制を強化することで、従業員の業務全般に対するコンプライアンス意識を高めるきっかけとなり、結果的にセキュリティ強化も実現できるのではないでしょうか。
適切な備品管理は、オフィスや職場の環境を改善し、従業員の満足度の向上につながります。
備品が常に適切に利用できる状態で管理され、使用履歴や状態の記録などが万全であると業務がスムーズに進められます。また、必要な備品が迅速に交換・補充されることで、業務中の不便や中断を防ぐことができます。
こうした変化は従業員にとってストレスの軽減につながります。さらに、職場の備品をはじめとする業務環境がよければ、従業員の満足度やモチベーションの向上にも寄与するのではないでしょうか。
備品管理とはどのような業務のことを言うのでしょう。これから、備品管理の手順とポイントを紹介します。
そもそも、備品管理は企業などが保持する備品の所在や使用状況、状態などを管理することです。企業などが保持する備品は種類も数量も多いため、管理するのにはそれなりの時間と労力が必要です。 そのため、備品を管理するときには手順やポイントを知っておかなければなりません。
備品管理台帳はエクセルなどの表計算ソフトや備品管理サービスで作成することが可能です。備品管理台帳には、備品の種類や品名、使用状況、状態などを記入します。
備品管理システムは、備品管理をするうえでは欠かせないシステムです。また、備品管理システムには、さまざまな機能があるので、使い勝手に合わせて機能を追加することができます。
備品管理台帳を導入していないと、備品の紛失が相次いだり、備品の使用状況が分からなくなったり、さまざまな問題が起きます。そのため、備品管理をするうえでは、備品管理台帳は欠かせないでしょう。
備品の管理をするうえでは、備品の分類とラベルの作成を行います。備品のラベルは備品の識別をするために必要なもので、ラベルには識別番号が記載されています。
ラベルは手動で作成することも可能ですし、プリンターでプリントアウトすることも可能です。ラベルプリンターには識別番号と紐づけた番号を記載して一緒に添付すると見分けが付きやすくなります。
また、ラベルにはバーコードを記載する企業も多く、バーコードを読み取るだけですべての情報が瞬時に分かるので、備品管理をするうえで非常に便利です。
備品は定期的に棚卸する必要があります。棚卸とは、台帳に記載されている情報と実際の備品の状況が同じなのかを確認します。棚卸は数カ月に1度、または2～3カ月に1度のペースで行う企業が多く、定期的に行わなければなりません。
棚卸を定期的に行うことで備品の紛失や破損、故障に気づくことができます。また、備品の買い増しや必要なものと不要なものを分けられるので大事な工程です。
棚卸は大体の位置を把握しておくだけでも台帳と紐づける業務が楽になるので、きちんと位置を把握しておくようにしましょう。また、棚卸業務では備品の入れ替えなども行えるので、メリットがたくさんあります。
備品の管理では社員にルールや位置を把握してもらうようにしましょう。複数の社員が利用する備品はルールが決められていないと、必要なときに備品が受け取れなかったり、1人の人が長く備品を使用してしまったりする可能性があります。
会社の共通ルールを作成しておくことで現場の社員から備品管理の担当者まですべての人がルールに基づいて備品を使用するようになります。
また、備品管理のルールを設定しておかないと、備品の使用状況と台帳に記載されている使用状況が合っていない状態になってしまい、紛失や盗難につながります。そのためにも、備品管理のルールは必ず決めておくようにしましょう。
備品管理はどの企業でも行われることであり、非常に大切な業務だと紹介しました。とはいえ、具体的にどのようなメリットがあるのか分からない人も多いでしょう。これから備品管理のメリットを紹介します。
システムを利用することで備品のデータが見やすくなります。備品管理システムを導入することで現在の使用状況や履歴などが瞬時に把握できるので、必要なデータを見ることが可能です。
また、備品データが見やすいことで備品の予約などもすぐに行えます。また、その情報はデータベースに蓄積されていくので、備品に関する必要な情報はデータベースを見ればすぐに分かります。
備品管理システムを導入して管理することで、許可されていない備品の持ち出しや紛失、盗難を防ぐことができます。備品管理をするうえでは、管理体制が整っていないと社員の使い方もずさんになってしまう可能性があります。
また、備品を借りた際には指定期限内で返却するようになるので、気づいたら備品がなくなっている状況を回避できます。
適正な使われ方をすることでコストの削減や修理費用や再購入の費用をカットできるのでおすすめです。
備品が短時間で管理できるようになります。ラベルのバーコードと備品管理システムを連携させることで、バーコードを読み取ればシステム上に状況が反映されるようになります。
そのため、決算時期の業務は一つ一つの備品を確認しなければならないので非常に大変ですが、備品管理システムがあれば日常の業務に支障をきたすことなく円滑な業務ができるのでおすすめです。
備品管理システムは会計ソフトなど外部のさまざまなソフトと連携することができます。会計ソフトに備品管理の状況を記入している場合、連携させることで情報をそのまま反映させることができます。
他のソフトと連携させることで業務の効率化にもつながります。
備品管理システムは備品の管理がしやすいようにユーザーの使い勝手を考えたシステムです。そのため、自分で管理するよりも無駄を減らしながら効率よく管理できます。
また、部署単位で備品を管理する企業もありますが、備品管理システムでは全体的なデータベースを活用することができ、一括管理が可能です。備品の有効活用が実現できるので、なるべく短時間で効率よく管理したい企業に向いています。
備品管理をする際にはどのようなことを気を付ければよいのでしょう。これから備品管理に関する注意点を紹介するので、ぜひ参考にしてください。
まずは、ルールが守られているかどうかです。備品管理の手順でも紹介しましたが、ルールが守られていないと紛失が相次いだり、盗難、返却されないなどの問題が生じます。
ルールを守ってもらうためには、部署ごとにルールが記載されている紙を配布したり、一度口頭で説明したり、さまざまな工夫をしてもらうのがよいでしょう。
また、ルールを説明したあとは定期的にルールが守られているのかを確認しましょう。また、定期的に意識づけを行い、ルールを守ることを定着させるようにしましょう。
備品管理のルールを確認するうえで大事なのは、備品管理の方法です。備品管理のルールは備品を使用する社員だけでなく、備品管理を行う人にとっても大切になってきます。
備品管理を行うルールを定めたあとに、その業務が属人化されていないかを確認しましょう。業務が属人化されていると、担当者が欠勤したときや退職したときに混乱が起こりやすいです。そのため、備品管理の属人化を防ぐためにプロセスを明確にしておきましょう。
最後の注意点としては、定期的な棚卸が実施されているのかを確認するようにしましょう。備品管理台帳があることで状況をすぐに確認でき、棚卸業務もそれほど大変ではありません。
また、備品管理システムを導入している場合は備品の管理が容易に行えるのであまりミスなども起こりませんが、管理するのはやはり人間なのでケアレスミスが起こってしまう可能性もあります。
そのため、棚卸は欠かせない業務であり、定期的に棚卸がされているのかをしっかりと確認するようにしましょう。
株式会社日立システムズエンジニアリングサービスが提供する物品管理システムは、導入実績80社以上を誇る信頼性の高いシステムです。放送業で10社以上、金融業で8社以上、製造業で11社以上、情報サービスで10社以上、教育や学校で4団体以上も導入されており、幅広い業界で取り入れられています。
株式会社日立システムズエンジニアリングサービスの物品管理システムにはさまざまな魅力があります。
このサービスを利用するうえで難しい専門知識は不要です。GUIベースでデータを入力できるので、専門的な知識がなくても運用できます。ほかにも、検索機能やスケジュール管理機能、メール通知機能など、正確で効率的な物品管理を実現するための便利な機能があります。
GUIベースでは物品情報の登録は画面の表示に従って入力していくだけで、だれでも簡単に登録・編集できます。また、エクセルなどで作成したCSVファイルを活用することで、大量の情報を一括登録することもできます。
物品管理システムでは、特徴の異なる4種類のアタッチメント（管理タグと読み取り装置）があり、さまざまな業界や現場の要望にお応えしています。
今どこ管理では、RFIDマットやゲートを通過することにより、物品の移動をリアルタイムに検知します。また、ビーコンを使うことで、位置を探索できます。これらのアタッチメントを利用して、物品の不正持ち出しや紛失を防止します。
物品管理システムでは、iPhone、iPadのカメラで物品の情報を読み取って、検品ができます。手持ちの機器で簡単に精度の高い棚卸を実現するので手間を省くことが可能です。
既存の各種システムとデータ連携ができます。会計システムやBI・表計算ツールと連携することで、物品管理のさらなる効率化や、業務の計画・分析へのデータ活用を可能にします。
活用例を挙げると、会計システムに登録された資産データを物品管理システムに受け渡して棚卸業務にかかる時間を短縮しました。また、物品管理システムに蓄積された履歴データをBIツールで分析して、物品購入計画等に活用しました。
などの要望を抱えている場合は、SaaSの利用が可能です。
企業の備品管理は、業種・業務によってその内容はさまざまです。日立システムズエンジニアリングサービスの物品管理システムでは、ユーザーの業務に合わせたシステムのカスタマイズができます。
業務に合ったシステムを導入することで、教育、準備のコストを軽減できます。
備品管理はエクセルなどでも管理することができます。エクセルで備品管理表を作成し、各列に管理する項目を設けて各備品を行単位で入力する形式にします。
エクセルで作成するうえでポイントになるのは、どのような項目を設けるかです。適切な入力項目がない限りは備品管理のメリットは得られません。そのため、目的に応じた備品管理の項目を設定するようにしましょう。
では、具体的にはどのような項目を設ければよいのでしょう。
企業の備品管理は効率よく運営するうえで欠かせない業務です。備品管理は備品管理システムの導入や、棚卸業務、ルールの確認など正しい手順で行うことで効率よく行えます。
株式会社日立システムズエンジニアリングサービスの提供する物品管理システムはユーザーにとって使いやすい機能を搭載しているので、備品管理の効率化をお考えの方はぜひ活用を検討してみてください。
※本記事における価格情報記載はすべて税抜表記です。
※Microsoft、Windows、Windows 10およびMicrosoftのロゴは、米国およびその他の国におけるMicrosoft Corporationの登録商標または商標です。
※その他、記載されている会社名、製品名は、各社の登録商標または商標です。
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