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  • 2021.04.01
  • 2021.04.01
  • 物品管理システム

備品管理システムを導入すべき理由とおすすめのシステム

物品管理システム

備品はどの会社にもありますが、ものによって業務上に大きな影響を与える備品もあるので、きちんと管理する必要があります。備品管理がしっかりされていると棚卸業務が楽になることや、無駄な備品の購入が減ることなど、会社のメリットが増えます。

企業によっては備品が多くて管理が非常に煩雑になります。そのため、備品の管理には管理システムを使うことが多いのです。管理システムを使用すると備品の紛失が少なくなるので、ぜひ取り入れてみてください。

※本記事に掲載している情報は2021年3月時点のものです。

物品管理システム

簡単できめ細やかな台帳管理機能と豊富なアタッチメントで、
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さまざまな運用現場における管理のお悩みを解決します。

備品管理の手順とポイント

備品管理とはどのような作業のことを言うのでしょう。これから、備品管理の手順とポイントを紹介します。

そもそも、備品管理は企業などが保持する備品の所在や使用状況、状態などを管理することです。企業などが保持する備品は種類も数量も多いため、管理するのにはそれなりの時間と労力が必要です。 そのため、備品を管理するときには手順やポイントを知っておかなければなりません。

備品管理台帳を作成する

備品管理台帳はエクセルなどの表計算ソフトや備品管理サービスで作成することが可能です。備品管理台帳には、備品の種類や品名、使用状況、状態などを記入します。

備品管理システムは、備品管理をするうえでは欠かせないシステムです。また、備品管理システムには、さまざまな機能があるので、使い勝手に合わせて機能を追加することができます。

備品管理台帳を導入していないと、備品の紛失が相次いだり、備品の使用状況が分からなくなったり、さまざまな問題が起きます。そのため、備品管理をするうえでは、備品管理台帳は欠かせないでしょう。

備品の分類とラベルの作成

備品の管理をするうえでは、備品の分類とラベルの作成を行います。備品のラベルは備品の識別をするために必要なもので、ラベルには識別番号が記載されています。

ラベルは手動で作成することも可能ですし、プリンターでプリントアウトすることも可能です。ラベルプリンターには識別番号と紐づけた番号を記載して一緒に添付すると見分けがつきやすくなります。

また、ラベルにはバーコードを記載する企業も多く、バーコードを読み取るだけですべての情報が瞬時に分かるので、備品管理をするうえで非常に便利です。

棚卸をする

備品は定期的に棚卸する必要があります。棚卸とは、台帳に記載されている情報と実際の備品の状況が同じなのかを確認します。棚卸は数カ月に1度、または2~3カ月に1度のペースで行う企業が多く、定期的に行わなければなりません。

棚卸を定期的に行うことで備品の紛失や破損、故障に気づくことができます。また、備品の買い増しや必要なものと不要なものを分けられるので大事な工程です。

棚卸は大体の位置を把握しておくだけでも台帳と紐づける作業が楽になるので、きちんと位置を把握しておくようにしましょう。また、棚卸作業では備品の入れ替えなども行えるので、メリットがたくさんあります。

ルールや配置などの確認

備品の管理では社員にルールや位置を把握してもらうようにしましょう。複数の社員が利用する備品はルールが決められていないと、必要なときに備品が受け取れなかったり、1人の人が長く備品を使用してしまったりする可能性があります。

会社の共通ルールを作成しておくことで現場の社員から備品管理の担当者まですべての人がルールに基づいて備品を使用するようになります。

また、備品管理のルールを設定しておかないと、備品の使用状況と台帳に記載されている使用状況が合っていない状態になってしまい、紛失や盗難につながります。そのためにも、備品管理のルールは必ず決めておくようにしましょう。

備品管理システムを導入するメリット

備品管理はどの企業でも行われることであり、非常に大切な業務だと紹介しました。とはいえ、具体的にどのようなメリットがあるのか分からない人も多いでしょう。これから備品管理のメリットを紹介します。

備品データが見やすくなる

システムを利用することで備品のデータが見やすくなります。備品管理システムを導入することで現在の使用状況や履歴などが瞬時に把握できるので、必要なデータを見ることが可能です。

また、備品データが見やすいことで備品の予約などもすぐに行えます。また、その情報はデータベースに蓄積されていくので、備品に関する必要な情報はデータベースを見ればすぐに分かります。

適正な使われ方になる

備品管理システムを導入して管理することで、許可されていない備品の持ち出しや紛失、盗難を防ぐことができます。備品管理をするうえでは、管理体制が整っていないと社員の使い方もずさんになってしまう可能性があります。

また、備品を借りた際には指定期限内で返却するようになるので、気づいたら備品がなくなっている状況を回避できます。

適正な使われ方をすることでコストの削減や修理費用や再購入の費用をカットできるのでおすすめです。

短時間で管理できる

備品が短時間で管理できるようになります。ラベルのバーコードと備品管理システムを連携させることで、バーコードを読み取ればシステム上に状況が反映されるようになります。

そのため、決算時期の作業は一つ一つの備品を確認しなければならないので非常に大変ですが、備品管理システムがあれば日常の業務に支障をきたすことなく円滑な作業ができるのでおすすめです。

さまざまなシステムと連携できる

備品管理システムは会計ソフトなど外部のさまざまなソフトと連携することができます。会計ソフトに備品管理の状況を記入している場合、連携させることで情報をそのまま反映させることができます。

他のソフトと連携させることで業務の効率化にもつながります。

無駄を減らせる

備品管理システムは備品の管理がしやすいようにユーザーの使い勝手を考えたシステムです。そのため、自分で管理するよりも無駄を減らしながら効率よく管理できます。

また、部署単位で備品を管理する企業もありますが、備品管理システムでは全体的なデータベースを活用することができ、一括管理が可能です。備品の有効活用が実現できるので、なるべく短時間で効率よく管理したい企業に向いています。

備品管理の注意点

備品管理をする際にはどのようなことを気をつければよいのでしょう。これから備品管理に関する注意点を紹介するので、ぜひ参考にしてください。

ルールは守られているのか

まずは、ルールが守られているかどうかです。備品管理の手順でも紹介しましたが、ルールが守られていないと紛失が相次いだり、盗難、返却されないなどの問題が生じます。

ルールを守ってもらうためには、部署ごとにルールが記載されている紙を配布したり、一度口頭で説明したり、さまざまな工夫をしてもらうのがよいでしょう。

また、ルールを説明したあとは定期的にルールが守られているのかを確認しましょう。また、定期的に意識づけを行い、ルールを守ることを定着させるようにしましょう。

作業が属人化されていないか

備品管理のルールを確認するうえで大事なのは、備品管理の方法です。備品管理のルールは備品を使用する社員だけでなく、備品管理を行う人にとっても大切になってきます。

備品管理を行うルールを定めたあとに、その作業が属人化されていないかを確認しましょう。作業が属人化されていると、担当者が欠勤したときや退職したときに混乱が起こりやすいです。そのため、備品管理の属人化を防ぐためにプロセスを明確にしておきましょう。

 

棚卸は実施されているか

最後の注意点としては、定期的な棚卸が実施されているのかを確認するようにしましょう。備品管理台帳があることで状況をすぐに確認でき、棚卸作業もそれほど大変ではありません。

また、備品管理システムを導入している場合は備品の管理が容易に行えるのであまりミスなども起こりませんが、管理するのはやはり人間なのでケアレスミスが起こってしまう可能性もあります。

そのため、棚卸作業は欠かせない作業であり、定期的に棚卸がされているのかをしっかりと確認するようにしましょう。

備品管理の方法

日立システムズエンジニアリングサービス「物品管理システム」

株式会社日立システムズエンジニアリングサービスが提供する物品管理システムは、導入実績80社以上を誇る信頼性の高いシステムです。放送業で10社以上、金融業で8社以上、製造業で11社以上、情報サービスで10社以上、教育や学校で4団体以上も導入されており、幅広い業界で取り入れられています。

株式会社日立システムズエンジニアリングサービスの物品管理システムにはさまざまな魅力があります。

専門知識がいらない

このサービスを利用するうえで難しい専門知識は不要です。GUIベースでデータを入力できるので、専門的な知識がなくても運用できます。ほかにも、検索機能やスケジュール管理機能、メール通知機能など、正確で効率的な物品管理を実現するための便利な機能があります。

GUIベースでは物品情報の登録は画面の表示に従って入力していくだけで、だれでも簡単に登録・編集できます。また、エクセルなどで作成したCSVファイルを活用することで、大量の情報を一括登録することもできます。

今どこ管理ができる

物品管理システムでは、特徴の異なる4種類のアタッチメント(管理タグと読み取り装置)があり、さまざまな業界や現場の要望にお応えしています。

今どこ管理では、RFIDマットやゲートを通過することにより、物品の移動をリアルタイムに検知します。また、ビーコンを使うことで、位置を探索できます。これらのアタッチメントを利用して、物品の不正持ち出しや紛失を防止します。

物品管理システムでは、iPhone、iPadのカメラで物品の情報を読み取って、検品ができます。手持ちの機器で簡単に精度の高い棚卸を実現するので手間を省くことが可能です。

各種システムと連携できる

既存の各種システムとデータ連携ができます。会計システムやBI・表計算ツールと連携することで、物品管理のさらなる効率化や、業務の計画・分析へのデータ活用を可能にします。

活用例を挙げると、会計システムに登録された資産データを物品管理システムに受け渡して棚卸業務に掛かる時間を短縮しました。また、物品管理システムに蓄積された履歴データをBIツールで分析して、物品購入計画等に活用しました。

用途に合わせて運用できる

  • ネットワーク環境がない倉庫などでも利用したい
  • 1部署からスモールスタートしたい
  • 外出先からも利用したい
  • サーバー運用の負担を少なくしたい

などの要望を抱えている場合は、SaaSの利用が可能です。

カスタマイズが可能

企業の備品管理は、業種・業務によってその内容はさまざまです。日立システムズエンジニアリングサービスの物品管理システムでは、ユーザーの業務に合わせたシステムのカスタマイズができます。

業務に合ったシステムを導入することで、教育、準備のコストを軽減できます。

エクセルで管理

備品管理はエクセルなどでも管理することができます。エクセルで備品管理表を作成し、各列に管理する項目を設けて各備品を行単位で入力する形式にします。

エクセルで作成するうえでポイントになるのは、どのような項目を設けるかです。適切な入力項目がない限りは備品管理のメリットは得られません。そのため、目的に応じた備品管理の項目を設定するようにしましょう。

では、具体的にはどのような項目を設ければよいのでしょう。

  • 管理番号
    まずは管理番号です。管理番号は台帳から情報を見つける際に役に立ちます。管理番号があることで、備品と紐付けて管理できるので、カテゴリごとや製品ごとに管理しやすくなります。
  • 備品種別やカテゴリ
    次に、備品の種別やカテゴリの作成です。これは備品が多いオフィスで非常に役立つ項目であり、カテゴリや種別で備品を確認できるようになります。カテゴリは小カテゴリなどを作成して2~3段階に作成するのがおすすめです。
  • 名称や品名
    備品の名称や品名は欠かせない項目です。そもそも名称や品名が書かれていないと、どの備品を保持しているのか分からないでしょう。また、名称や品名があることで検索してすぐに探せるのでおすすめです。
  • ステータス
    ステータスは、稼働中、故障中、廃棄中、修理中、貸出中など備品の使用状況によって変えられる項目です。ステータスがあることで備品の貸出の際に情報がすぐに見分けられるので便利です。 ほかにも、必要に応じて事業所や部屋番号、棚番号、管理部門や管理責任者、購入先や購入金額、シリアルナンバーやメーカー、保証の有無や保証の期間、耐用年数や資産科目、棚卸などさまざまな項目を追加することができます。必要な項目はどんどん追加することで使いやすい備品管理表になります。

まとめ

企業の備品管理は効率よく運営するうえで欠かせない作業です。備品管理は備品管理システムの導入や、棚卸作業、ルールの確認など正しい手順で行うことで効率よく行えます。

株式会社日立システムズエンジニアリングサービスの提供するの物品管理システムはユーザーにとって使いやすい機能を搭載しているので、備品管理の効率化をお考えの方はぜひ活用を検討してみてください。

※本記事における価格情報記載はすべて税抜表記です。
※Microsoft、Windows、Windows 10およびMicrosoftのロゴは、米国およびその他の国におけるMicrosoft Corporationの登録商標または商標です。
※その他、記載されている会社名、製品名は、各社の登録商標または商標です。
※ZENMU Virtual Desktopは、株式会社ZenmuTechの製品です。
※株式会社日立システムズエンジニアリングサービスは、ZENMU Virtual Desktopの正規販売代理店です。

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