備品管理システム
貸出管理は、商品やサービスの貸し出しや返却状況を調べるうえで必要な管理です。図書館を例にすると、どの本が貸し出されていて、どの本が期日までに返却されているのかを管理します。ほかにも、レンタカー事業者ならば、車の貸し出しと返却を管理します。
このように貸出管理をするうえではシステム化されていることにより効率が向上します。今回の記事では貸出管理が簡単にできる方法を紹介します。これから貸出管理のシステム化を図ろうとしている企業はぜひ参考にしてください。
※本記事に掲載している情報は2024年9月時点のものです。
目次
備品管理システム
簡単できめ細やかな台帳管理機能と豊富なアタッチメントで、
「何が」「今どこに」「どのような状態」をリアルタイムに把握。
さまざまな運用現場における管理のお悩みを解決します。
貸出管理は貸し出しと返却の管理をすることをいいます。では具体的にどのようなものを管理するのでしょう。
貸出管理は備品管理の一環です。
具体的には商品の使用状況の記録や、返却期限の設定、紛失や破損時の対応やリスク管理なども含まれます。効率的な貸出管理により在庫のリアルタイムなトラッキングが可能になるだけでなく、物品の紛失防止や利用効率の向上が期待されます。
貸出管理がしっかりと行われていないと、場合によっては備品が紛失してしまう恐れもある重要な業務です。
貸出管理をしっかり行うことでどのようなメリットがあるのでしょう。これから、貸出管理のメリットを3つ紹介します。
貸出管理がしっかりと行われていると、備品の活用頻度が分かります。貸し出している備品の履歴を見ると、月に何回貸し出されているのか、何人が利用しているのか分かります。
例えば、会社の備品で電子辞書があるとしましょう。電子辞書を使うときは貸し出しを行ってから使えるシステムの場合、電子辞書の履歴を見ると誰が何回借りているのか分かります。これにより備品の活用頻度が分かります。
また、活用頻度が分かると稼働状況から低稼働の備品を減らせます。あまり使わない備品を所持していても管理場所や管理費用がかかるので、低稼働の備品を減らすことをおすすめします。
また、頻繁に使われる備品は追加で購入したり、適切な備品を購入したりして、必要性の高い備品を適切な量確保することができます。
備品管理では備品の使用状況やどのような故障が発生したのか、そのときにはどのような対応をしたのかを残すことができます。故障状況が分かると備品のステータスを故障中に変更できるので、備品を利用する側にとっても使いやすいです。
例えば、会社の備品に電子辞書がある場合、電子辞書が故障したときには備品管理シートに記入されます。また、故障したあとはどのような対応をしたのか、修理に出しているのかなども記入されます。
修理に出している間は電子辞書のステータスを故障中に変更できるので、借りる側も今使えるかどうかを判断できます。
故障歴が記入されることは、備品が故障しやすいのか、どのような対応をすればいいのかを判断するのに役立ちます。
このように、故障や修理の情報がアップデートされるので、適切な時期でのメンテナンスができたり、新しい商品に変更したりさまざまな対応がしやすいです。
ほかにも、修理費用が多くかかる製品に関しては管理にかかるコストが把握できるので、トータルコストを把握したり、新しい備品の購入を検討したりできます。
備品の管理はセキュリティの意識を上げられます。最後に備品データを更新した日時や担当者、変更した箇所が残るので、誰がどの備品を借りたのか、貸し出しや返却の処理をしたのは誰なのか責任の所在が分かります。
セキュリティ意識が上がることで、会社の備品を丁寧に扱うようになり、備品の紛失を防ぐことにつながります。逆に、セキュリティ意識が低いと備品の紛失が相次いだり、責任の所在が分からなくなったりするので、適切に備品管理を行うことは非常に重要です。
ここでは貸出管理業務を上手に行うコツを解説します。
貸出管理を上手に行うコツの一つは、貸出状況をリアルタイムで把握できるようにすることです。
リアルタイムで備品の状態や貸出状況を把握することにより、無駄な備品の購入や貸し出しを防ぐことができます。
また、在庫状況のリアルタイムの把握には、デジタル管理システムを利用するのが効果的です。
さらに、貸出管理ツールを活用することでメールや社内システムにアラート・通知機能を追加することも可能です。この機能を活用することで貸出期限が近づいた際や返却の遅延が発生した際に自動で通知を受け取ることができ、迅速な対応が可能になります。
貸出管理を上手に行うためには、申請の効率化を常に意識することも重要です。
申請プロセスがスムーズであることは、管理業務の効率を大幅に向上させます。
まず、申請手続きを簡素化し、オンラインフォームや自動化された承認フローを導入することで、手続きの迅速化、効率化を図ることができます。
また、貸出管理ツールの導入をする場合は、常にアップデートできる状態を整えることも意識しましょう。さらに、定期的な業務フローの見直しやフィードバックを取り入れることによって、業務ニーズや従業員の要望に対応することができます。
貸出管理を円滑に行うためには、セキュリティの強化も重要です。
誰がいつ、どこで、何のために備品を所有しているかを正確に把握し、情報漏えいや不正利用のリスクを最小限に抑えられるよう意識しましょう。
このような取り組みを実現するには、システムへのアクセス制御や利用履歴のログ管理が適しています。具体的には、2段階認証を導入することで、利用者の認証業務を強化し、不正アクセスを防ぐことなどが挙げられます。また、定期的なデータのバックアップを行うことで、万が一のデータ損失やシステム障害に備え、重要な情報を保護することができます。
貸出管理はPCのソフトやシステムを使って管理します。おもな手法としてはエクセルと貸出管理システムの2つがあります。
貸出管理をする際には、エクセルで表を作成するのがおすすめです。貸出管理表が作成されていると管理が簡単になります。
貸出管理表では、月ごとの貸出歴、現在の貸出状況、発注が必要な備品や修理に出している備品などが瞬時に把握できるようになります。エクセルの貸出管理表を自分で作成する場合は、次の手順で行うとよいでしょう。
まずは、表の項目を決めます。設定する項目は、縦軸には貸出数、返却数、修理数です。横軸では日付を記入します。
まずは1行目に横軸を設定します。備品の貸出状況は貸し出しと返却が繰り越されているので、動きがある備品は別に設定しておきます。また、日付を記入したあとは以降の日付を自動で入力できるのでとても便利です。
縦軸①では備品の品番と品目を記入します。これらの項目を選択して右クリックしてコピーをすれば、選択範囲全体に反映されます。
縦軸②では貸出数、返却数、修理数を先ほどと同じような手順で設計します。ここまでの工程が終わったら表の完成です。この表を作成しておくと見やすくなるので、備品管理の効率化が図れます。
株式会社日立システムズエンジニアリングサービスの提供する「物品管理システム」は貸出管理の効率化に活用できるサービスです。
貸出管理システムでは備品を管理するタグとして特徴が違う4つのアタッチメントを用意しており、さまざまな現場の要望に合わせてリアルタイムで把握できます。
4つのアタッチメントは、会社で必要な備品の所在を特定できて一括読み取りができるビーコン、RFIDゲートで移動を検知して一括読み取りが可能なRFID、一般的に開く利用されているバーコードやQRコードがあります。
これらは現在の位置を細かく把握してくれるので、ゲートを通過したときにリアルタイムに検知します。また、ビーコンは位置まで検索できるので、備品の持ち出しや不正利用、紛失を防げます。
備品管理といっても企業や業界によって管理するものが変わります。日立システムエンジニアリングサービスの物品管理システムでは、業務に合わせたカスタマイズが可能です。
例えば、製造業の場合は検査機材の貸し出しや点検、病院などの医療機関では医療機器の貸し出しや点検、棚卸、放送業では放送機材の貸し出しや映像メディアの管理、公共・金融業ではメディアや書類の管理など業界に合わせた管理ができます。
このシステムを使用するにあたって難しい専門知識は必要ありません。簡単に細かく会社の備品の管理ができます。貸出管理システムではGUIベースで入力できるので、データベースの知識がなくても簡単に備品の管理ができます。
また、検索機能やスケジュールの管理機能、メールの通知機能など備品を正確に管理するのに必要な機能が備わっています。
GUIベースでのデータ管理は備品の情報を登録するだけで簡単に管理できます。ファイルは外部のソフトであるエクセルなどのCSVファイルも活用することができるので、大量の情報を一括で登録することが可能です。
また、貸出管理システムでは1つのシステムに複数の貸出表が登録できます。これによって各部門の台帳を共有して一元に管理することが可能です。
また、備品も資産や書類、メディアなど種類ごとに管理できるので、管理項目ごとに設定して見やすくすることができます。
貸出管理システムではほかにもさまざまな豊富な機能が備わっています。
貸出管理をするうえではいくつかの注意点があります。これらに気をつけないと貸出管理のメリットが少なくなってしまうので、必ず注意点を参考にしてください。
エクセルでの貸出管理は入力漏れの恐れがあります。入力漏れがあると正確に管理できないので、後で問題が生じることがあります。例えば、貸し出しした備品の入力が漏れてしまったり、返却したのに記入を忘れたりなど、さまざまな問題があります。
備品が紛失してしまったり、修理に出しているのに忘れてしまったり、入力漏れによるデメリットはたくさんあります。また、返却したのに記入を忘れていると、備品を借りている人が返していないように見られてしまうので、記入漏れは大きなデメリットです。
この点、有料の貸出管理システムは自動的に入力できるようなシステムになっているので、記入漏れがありません。そのため、備品の入力漏れによる問題を回避できます。エクセルの貸出管理では補えない便利な機能です。
エクセルでの貸出管理は複数人での管理が行いづらい場合があります。「ブックの共有」という機能を利用すれば複数人での同時編集は可能ですが、利用可能な機能には制限があります。また、担当者・管理者ごとに閲覧できるデータの範囲や入力・変更できるデータ範囲などを制御することはできません。
この点、日立システムズエンジニアリングサービスの物品管理システムでは、複数人で、管理者や担当者などの権限分けを行った管理が可能です。複数人で備品の管理をすると負担が分散されるので管理しやすくなります。また、記入漏れや記入ミスを軽減できるので便利です。
複数人で管理ができない場合は、交代で管理する方法もあります。時間を決めて何人かで管理するとミスを軽減しやすいでしょう。
エクセルでの貸出管理はリアルタイムでの情報共有が難しくなります。貸出管理システムを利用すればリアルタイムで情報を共有したり確認したりできるので、備品が今どのような状況なのかを確認できます。
エクセルでの貸出管理はリアルタイムで確認できないため、今どのような状況なのかが分かりません。そのため、情報が行き届かなかったり、すれ違いが起きたりしてしまいます。
情報が共有できないことでさまざまなミスが起こりやすいので、備品の管理がうまくできません。このように、リアルタイムで管理できることは非常に重要な機能です。
貸出管理は商品やサービスなど会社の備品の貸し出しを管理することをいいます。例えば、電子辞書やその他会社で必要になる備品の貸し出しと返却を管理し、いつどこで誰が借りたのかを管理します。
会社の備品はどの会社でも行っており、使うときに貸し出してもらい、終わったあとは返却します。会社の備品はしっかりと管理されていないと、備品の紛失やセキュリティが下がってしまうので、確実な管理が必要です。
会社の備品管理をするメリットはたくさんあり、しっかりと管理することで会社にたくさんのメリットが得られます。例えば、備品管理がしっかりされていると備品の活用度合いがすぐに分かります。
備品の活用度合いが分かると月に何回くらい貸し出されているのか、何人くらいが利用しているのか、稼働状況から高稼働な備品と低稼働な備品を調整できます。
ほかにも、故障が必要なときは修理の内容を把握できたり、備品の管理にコストがかかるものを減らせたり、トータルコストの把握ができるようになります。備品の管理がしっかりされていると貸し出しと返却が可視化され、セキュリティ意識も向上します。
とはいえ、会社の備品はたくさんあるので管理が大変です。そのため、エクセルを活用した管理や、株式会社日立システムズエンジニアリングサービスの提供する物品管理システムなどで効率的に管理することをおすすめします。
物品管理システムは、ユーザーの使い勝手に合わせてさまざまな機能が装備されているので、貸出管理業務の効率化を考える際はぜひ導入を検討してみてください。
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※Microsoft、Windows、Windows 10およびMicrosoftのロゴは、米国およびその他の国におけるMicrosoft Corporationの登録商標または商標です。
※その他、記載されている会社名、製品名は、各社の登録商標または商標です。
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簡単できめ細やかな台帳管理機能と豊富なアタッチメントで、
「何が」「今どこに」「どのような状態」をリアルタイムに把握。
さまざまな運用現場における管理のお悩みを解決します。
