物品管理システム
在庫管理は企業の維持に欠かせない必要な工程の1つです。資材や商品が足りているのか、必要な場所に必要なときに供給できているのか。良いサービスを提供するうえでも、必ず在庫を管理しなければなりません。
在庫管理をするうえでは、大量の商品を1つも見逃さず、しっかりと管理しなければならないので、システム化が必要です。今回は在庫管理の基本からメリット、システムで簡単に管理できる方法までをご紹介します。
※本記事に掲載している情報は2021年3月時点のものです。
目次
物品管理システム
簡単できめ細やかな台帳管理機能と豊富なアタッチメントで、
「何が」「今どこに」「どのような状態」をリアルタイムに把握。
さまざまな運用現場における管理のお悩みを解決します。
在庫管理と聞くと難しいイメージが湧きますが、簡単にいうと資材や商品などを、必要な量、必要な場所に、必要なときに届けることをいいます。
在庫管理は企業を支える大事な工程の1つで、在庫管理がきちんと行われていないと企業の経営が傾いてしまう可能性があります。そのため、在庫管理をするうえではシステム化してスムーズに効率よくできるようにしなければなりません。
在庫管理の前に、そもそも在庫とはどのような物を指すのでしょう。
在庫は、製造業ならば部品や原材料の在庫、製造工程途中の半製品や仕掛品の在庫、完成品の在庫のことです。また、小売業では商品の在庫を指します。例えば、コンビニエンスストアでは売られている商品の在庫になります。
これ以外にも、在庫には「現金化されるものを持っている」という意味があり、商品の仕入れなどを行った場合にもそれは在庫として扱われます。
在庫管理は英語ではInventory controlと言われており、企業で必要な資材や商品を、企業にあった水準で適切に管理する活動です。
在庫管理では最初にしっかりと計画を立ててPDCAをうまく回せるように準備する必要があります。また、設定した計画に基づいて実際に在庫管理を実施したのちには、実施した結果を評価し、より適切な管理が行えるように常に管理方法を見直し続けなければなりません。
在庫管理はなぜ重要な作業なのでしょう。 まずは、在庫管理を行う企業側からの視点で見てみると、在庫は現金化される商品などなので、それを管理するうえではしっかりと保管されていないと大事な商品が傷ついてしまったり、足りなくなったりと問題が起きてしまうからです。
また、企業外からの視点で見てみると、在庫管理がしっかりと行われていないと在庫の供給不足などが生じて、企業の信頼が失われてしまう可能性があります。 在庫は今後販売する予定の物なので、管理が行き届いていないと過剰在庫で利益を圧迫したり、商品がほかに入らなかったりなどの問題が起こりやすいので、在庫管理は企業側からも企業外から見ても大事です。
効率的な在庫の管理方法として一般的なのはバーコードです。在庫管理にはエクセルや在庫管理システムなどを使用しますが、それに合わせてバーコードの貼り付けも大事です。 バーコードを貼ることでいつどの商品が出入りしたのかを確認できます。物の動きに合わせて入出荷の確認ができるので、バーコードが必要です。
バーコードは商品のカテゴリごとに指定すると見分けがつきやすく、バーコードの読み取りで自動的にデータが入力されるので手作業が減ります。
在庫管理は企業でとって欠かせない大事な工程と説明しましたが、在庫にはどのような種類があるのでしょう。
製造業と小売業における在庫の種類をご紹介します。
製造業は、複数の部品を使用して一つの商品を製造し出荷するので在庫の種類が複数あります。 まずは部品や原材料を仕入れるので、部品と原材料が在庫になります。次に、部品や原材料を加工して組み立てますが、ここでは部品や原材料、半製品の在庫が発生します。半製品ができたあとは半製品が在庫になります。
半製品は加工したり組み立てたりしますが、この時点でも在庫は半製品です。半製品に手を加えたあとは完成品になりますが、完成品ができたあとは出荷するために倉庫に保管します。 この時点では完成品が在庫です。最後に、完成品はお客さまに販売します。 このように、製造業の場合は、部品、原材料、半製品、完成品と4つの在庫が発生します。
小売業では販売するために商品を仕入れ、それがそのまま在庫になります。小売業の在庫管理方法と製造業の在庫管理方法はそれぞれ違い、適した方法で管理されます。
在庫管理は資産の管理や顧客を満足させるため、コストとしての管理など必要性が高いです。 しかし、在庫管理の必要性やメリット、実現方法を知らず、きちんと在庫管理ができていない企業も多くあります。ここからは在庫管理のメリットや必要性について紹介します。
まずは、在庫管理をすることでキャッシュフローが良くなることです。在庫はこれから現金化される物なので、無駄な仕入れや現金化されにくい在庫を新たに仕入れることがあるとキャッシュフローが滞ります。
逆に、在庫管理が適正化されていると無駄な仕入れが減るので、売れない商品が在庫に滞っていることが減ります。無駄な仕入れと無駄な在庫の管理費用が減ることで使える現金だけが手元に残り、キャッシュフローが良くなります。
また、在庫管理を通じてキャッシュフローが改善されることで、資金繰りや資金調達に頭を悩ませる必要がなくなります。現金が手元にあることで新しいビジネスが考えられるなど、さまざまなメリットが得られるでしょう。
在庫管理がしっかり行われていることは、社員の教育が行き届いている、製品の管理がしっかりと行われているので企業の信頼性を上げるメリットがあります。
逆に、在庫管理がしっかりされていないと、必要な商品が手に入らなかったり、在庫があると表示されているのになかったなどの問題が起きるので信頼性を失いやすいです。
在庫管理がきちんと行われていると、生産性が上がります。生産性が低いと売上や仕事の効率化が悪くなることにつながるので、生産性を高くすることはどの企業においても大事な要素です。
在庫管理を徹底するとさまざまなロスを防げます。例えば製造業の場合は、製造リードタイムが短縮するので納品までの時間が短くなります。特に、製造業の場合は、商品の品質はもちろん、納期なども重要な要素なので企業の競争力が上がります。
在庫管理によって、不要な在庫や不要なスペースが減って余裕ができます。また、在庫がないなどの緊急事態が減り、あらかじめ必要な在庫を揃えられるので、在庫がない不安がなくなります。
在庫は必要なときにないと困るから、という理由でたくさん持つ人もいます。しかし、一度にたくさん在庫を持ってしまうと、必要なかった物が倉庫の中に溜まってしまい、倉庫の中の保管場所が圧迫されてしまいます。
そのため、必要な在庫だけを持つことで不要な物が減り、管理場所に余裕ができます。 在庫管理をするうえでは、在庫の削減や必要な在庫だけを持つ、余剰な在庫がないように調整することが大事です。これらをしっかりと行うことで余裕ができます。
在庫は必要以上に持っているにも関わらず、欠品が出てしまうことがあります。多めに持っているのになぜ欠品が出るのでしょう。
欠品が出る理由としては、在庫の山に埋もれてしまって必要な物が見つけられない、長期的に保管していることで在庫が劣化してしまっている、使わない物がたくさんあるのに必要な物が少ないなどの現象が起こるからです。
このような欠品や不要な在庫を減らすためには正しい管理が必要です。在庫は長期的に保管すると劣化するので、紫外線や湿気を避けて保管する、チリや埃などの異物が混入しないように気を付ける、なるべく早く使うなどの工夫が必要です。
在庫管理がしっかりされていると売上が伸びる傾向にあります。それはなぜでしょう。
まずは、在庫管理がしっかりされているとコストが減ります。在庫管理には保管場所や棚卸の人件費、管理場所の光熱費や減価償却費用などさまざまなコストがかかります。これらのコストは間接的なので目に見えることが少なく、いつのまにかたくさんの費用がかかっていた、という状態になってしまいます。
在庫管理に係る費用は一般的には在庫金額の最大20〜30%と言われています。仮に、在庫が1億円分あれば、管理費用は最大2,000万円〜3,000万円ほどかかることになります。在庫管理がきちんとされることで余分な費用を減らし、削減できたコスト分を事業へ投資することで、さらなる売上の拡大を目指すことができます。
在庫管理は膨大な在庫を管理しなければならないので、PCのソフトやシステムなど管理に用いるITシステムの導入が必須です。 これから、在庫管理ができる2つの方法を紹介します。
エクセルで在庫管理をするうえでは、ウェブ上に無料公開されている在庫管理表テンプレートを利用することができます。また、無料のテンプレートを使わずに、自社で使いやすいように自由にカスタマイズした在庫管理表を作ることも可能です。
エクセルの在庫管理表では、月ごとの在庫数、現在の在庫状況、発注入庫が必要な商品などの確認が行えます。 エクセルの在庫管理表を自分で作成する場合は、次の手順で行うのがよいでしょう。
在庫管理にはさまざまなサービスがありますが、その中の1つが株式会社日立システムズエンジニアリングサービスのサービスである「物品管理システム」です。 ユーザー目線に合わせて便利に作られた使いやすいシステムとなっています。
物品管理システムでは特徴が違う4つのアタッチメントを用意しており、さまざまな現場の要望に合わせてリアルタイムで物品の状況を把握できます。
4つのアタッチメントは、物品の所在を特定できて一括読み取りができるビーコン、RFIDゲートで移動を検知して一括読み取りが可能なRFID、一般的に開く利用されているバーコードやQRコードがあります。
これらは現在の位置を細かく把握してくれるので、ゲートを通過したときにリアルタイムに検知します。また、ビーコンでは位置まで検索できるので、物品の持ち出しや不正利用を防げます。
在庫管理といっても企業や業界によって管理する対象はさまざまです。株式会社日立システムズエンジニアリングサービスの物品管理システムでは業務に合わせたシステムの柔軟なカスタマイズが可能です。
例えば、製造業の場合は検査機材の貸し出しや点検、病院などの医療機関では医療機材の貸し出しや点検、棚卸、放送業では放送機材の貸し出しや映像メディアの管理、公共・金融業ではメディアや書類の管理など業界に合わせた管理ができます。
在庫管理は企業にとって欠かせない作業の1つです。だからこそ効率よく無駄がないようにしなければいけないでしょう。在庫管理がしっかりと行われていると、顧客の信頼性が上がる、スペースや時間に余裕ができるなどさまざまなメリットが得られます。
とはいえ、膨大な量の在庫を手入力で適切に管理するのは非常に大変な業務です。そのため、専用の在庫管理システムや物品管理システムを導入することで効率よく管理できます。
株式会社日立システムズエンジニアリングサービスの提供する物品管理システムは、ユーザーの使いやすさを考えたさまざまな機能があるので、在庫管理業務の効率化をお考えの方はぜひ参考にしてください。
※本記事における価格情報記載はすべて税抜表記です。
※Microsoft、Windows、Windows 10およびMicrosoftのロゴは、米国およびその他の国におけるMicrosoft Corporationの登録商標または商標です。
※その他、記載されている会社名、製品名は、各社の登録商標または商標です。
※ZENMU Virtual Desktopは、株式会社ZenmuTechの製品です。
※株式会社日立システムズエンジニアリングサービスは、ZENMU Virtual Desktopの正規販売代理店です。
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