物品管理システム
在庫管理は企業の維持に欠かせない必要な工程の1つです。資材や商品が足りているのか、必要な場所に必要なときに供給できているのか。よいサービスを提供するうえでも、必ず在庫を管理しなければなりません。
在庫管理をするうえでは、大量の商品を1つも見逃さず、しっかりと管理しなければならないので、システム化が必要です。今回は在庫管理の基本からメリット、システムで簡単に管理できる方法までをご紹介します。
※本記事に掲載している情報は2024年9月時点のものです。
目次
物品管理システム
簡単できめ細やかな台帳管理機能と豊富なアタッチメントで、
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さまざまな運用現場における管理のお悩みを解決します。
在庫管理と聞くと難しいイメージが湧きますが、簡単にいうと資材や商品などを、必要な量、必要な場所に、必要なときに届けることをいいます。
在庫管理は企業を支える大事な工程の1つで、在庫管理がきちんと行われていないと企業の経営が傾いてしまう可能性があります。そのため、在庫管理をするうえではシステム化してスムーズに効率よくできるようにしなければなりません。
そもそも在庫とはどのようなものを指すのでしょう。
在庫は、製造業ならば部品や原材料の在庫、製造工程途中の半製品や仕掛品の在庫、完成品の在庫のことです。また、小売業では商品の在庫を指します。例えば、コンビニエンスストアでは売られている商品の在庫になります。
これ以外にも、在庫には「現金化されるものを持っている」という意味があり、商品の仕入れなどを行った場合にもそれは在庫として扱われます。
在庫管理は英語ではInventory controlといわれており、企業で必要な資材や商品を、企業にあった水準で適切に管理する活動です。
在庫管理では最初にしっかりと計画を立ててPDCAをうまく回せるように準備する必要があります。また、設定した計画に基づいて実際に在庫管理を実施したのちには、実施した結果を評価し、より適切な管理が行えるように常に管理方法を見直し続けなければなりません。
在庫管理はなぜ重要な業務なのでしょう。 まずは、在庫管理を行う企業側からの視点で見てみると、在庫は現金化される商品などなので、それを管理するうえではしっかりと保管されていないと大事な商品が傷ついてしまったり、足りなくなったりと問題が起きてしまうからです。
また、企業外からの視点で見てみると、在庫管理がしっかりと行われていないと在庫の供給不足などが生じて、機会損失を生んでしまうことがあります。
また、本来は利益を生むはずの在庫が売れ残ることで、経済的損失になってしまうことで会社の経営面に大きな影響を及ぼしてしまうこともあります。在庫管理が行き届いていないと過剰在庫による在庫維持費の増加など、キャッシュフローを滞らせる原因となってしまうことがあるのです。
こうした点から、在庫管理には一層注意を払う必要があります。
在庫管理は資産の管理や顧客を満足させるため、コストとしての管理など必要性が高いです。 しかし、在庫管理の必要性やメリット、実現方法を知らず、きちんと在庫管理ができていない企業も多くあります。ここからは在庫管理の目的、必要性について紹介します。
在庫管理の目的は在庫数を管理することだけではありません。
在庫を適切な場所に管理し、円滑に利用・運搬などできる状態にしておくことで業務時間の短縮につながります。
保管場所が分からず管理が煩雑になると、必要な在庫の取り出しに時間がかかり、業務効率が低下するなどの課題が生じてしまいます。
また、在庫管理を行うことで業務時間の短縮だけでなく、紛失リスクや手作業による欠品などの人為的ミスの軽減といったメリットも期待できるでしょう。
ただし、膨大な在庫量を抱えている場合は手作業でこうした効率的な管理を行うことが難しい場合もあるため、在庫管理の工数を減らすことのできるシステムやソリューションの活用を検討することをおすすめします。
在庫管理を行うことで、過剰在庫や廃棄となる在庫の発生を大幅に減らすことができます。
ただし、無秩序で統制のとれていない在庫管理を行っているとヒューマンエラーが発生し、在庫管理を行ったのに過剰在庫や廃棄につながる場合がありますのでその点は注意が必要です。
ただ在庫管理をするだけでなく、ヒューマンエラーによる在庫のロスなどを最小限に減らすためにはマニュアルの作成と社員教育が重要になるでしょう。
マニュアル作成と社員教育を行ったうえでの統制のとれた在庫管理は、ヒューマンエラーによる在庫のロスを防止するだけでなく、在庫の回転率の向上も期待できるようになります。それだけでなく、ヒューマンエラーが減ることでお客さまからの信頼度向上につながり、企業のイメージアップも狙えるでしょう。
在庫管理には企業の経営に大きく関わる指標が存在します。代表的なものは「在庫回転率」や「在庫回転日数」「粗利益率」「交差比率」などです。
在庫管理を行うことで、これらの分析のもとになる数値を出すことが可能になります。数値を出し、適切に分析を行えれば売上を伸ばすことにつながるでしょう。
また、企業によっては1日ごとの変動、曜日ごとの変動、時間帯ごとの変動など、細かい数値が必要になる局面もあるでしょう。
このように、リアルタイムかつ、細かく正確なデータの収集を望まれている場合は自動化されたシステムの導入も視野に入れてみるとよいのではないでしょうか。
在庫管理は企業でとって欠かせない大事な工程と説明しましたが、在庫にはどのような種類があるのでしょう。
製造業と小売業における在庫の特徴をご紹介します。
製造業は、複数の部品を使用して一つの商品を製造し出荷するので在庫の種類が複数あります。
まずは部品や原材料を仕入れるので、部品と原材料が在庫になります。次に、部品や原材料を加工して組み立てますが、ここでは部品や原材料、半製品の在庫が発生します。半製品ができたあとは半製品が在庫になります。
半製品は加工したり組み立てたりしますが、この時点でも在庫は半製品です。半製品に手を加えたあとは完成品になりますが、完成品ができたあとは出荷するために倉庫に保管します。
この時点では完成品が在庫です。最後に、完成品はお客さまに販売します。
このように、製造業の場合は、部品、原材料、半製品、完成品と4つの在庫が発生します。
小売業では販売するために商品を仕入れ、それがそのまま在庫になります。小売業の在庫管理方法と製造業の在庫管理方法はそれぞれ違い、適した方法で管理されます。
在庫管理は膨大な在庫を管理しなければならないので、PCのソフトやシステムなど管理に用いるITシステムの導入が必須です。
これから、在庫管理ができる2つの方法を紹介します。
エクセルで在庫管理をするうえでは、ウェブ上に無料公開されている在庫管理表テンプレートを利用することができます。また、無料のテンプレートを使わずに、自社で使いやすいように自由にカスタマイズした在庫管理表を作ることも可能です。
エクセルの在庫管理表では、月ごとの在庫数、現在の在庫状況、発注入庫が必要な商品などの確認が行えます。
エクセルの在庫管理表を自分で作成する場合は、次の手順で行うのがよいでしょう。
在庫管理にはさまざまなサービスがありますが、その中の1つが株式会社日立システムズエンジニアリングサービスのサービスである「物品管理システム」です。 ユーザー目線に合わせて便利に作られた使いやすいシステムとなっています。
物品管理システムでは特徴が違う4つのアタッチメントを用意しており、さまざまな現場の要望に合わせてリアルタイムで物品の状況を把握できます。
4つのアタッチメントは、物品の所在を特定できて一括読み取りができるビーコン、RFIDゲートで移動を検知して一括読み取りが可能なRFID、一般的に開く利用されているバーコードやQRコードがあります。
これらは現在の位置を細かく把握してくれるので、ゲートを通過したときにリアルタイムに検知します。また、ビーコンでは位置まで検索できるので、物品の持ち出しや不正利用を防げます。
在庫管理といっても企業や業界によって管理する対象はさまざまです。株式会社日立システムズエンジニアリングサービスの物品管理システムでは業務に合わせたシステムの柔軟なカスタマイズが可能です。
例えば、製造業の場合は検査機材の貸し出しや点検、病院などの医療機関では医療機材の貸し出しや点検、棚卸、放送業では放送機材の貸し出しや映像メディアの管理、公共・金融業ではメディアや書類の管理など業界に合わせた管理ができます。
在庫管理は企業にとって欠かせない業務の1つです。だからこそ効率よく無駄がないようにしなければいけないでしょう。在庫管理がしっかりと行われていると、顧客の信頼性が上がる、スペースや時間に余裕ができるなどさまざまなメリットが得られます。
とはいえ、膨大な量の在庫を手入力で適切に管理するのは非常に大変な業務です。そのため、専用の在庫管理システムや物品管理システムを導入することで効率よく管理できます。
株式会社日立システムズエンジニアリングサービスの提供する物品管理システムは、ユーザーの使いやすさを考えたさまざまな機能があるので、在庫管理業務の効率化をお考えの方はぜひ参考にしてください。
※本記事における価格情報記載はすべて税抜表記です。
※Microsoft、Windows、Windows 10およびMicrosoftのロゴは、米国およびその他の国におけるMicrosoft Corporationの登録商標または商標です。
※その他、記載されている会社名、製品名は、各社の登録商標または商標です。
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