物品管理システム
減価償却や税申告を正しく行うためには、固定資産の取得日や取得価額、現在の状況などを細かく管理しなければいけません。その方法の1つとして挙げられるのが「固定資産管理台帳」です。
今回は固定資産管理台帳の概要や役割、作成方法などをご紹介します。これから初めて固定資産管理台帳を作る方や、固定資産管理台帳の概要について知りたい方はぜひ参考にしてみてください。
※本記事に掲載している情報は2022年9月時点のものです。
目次
物品管理システム
簡単できめ細やかな台帳管理機能と豊富なアタッチメントで、
「何が」「今どこに」「どのような状態」をリアルタイムに把握。
さまざまな運用現場における管理のお悩みを解決します。
固定資産管理台帳とは、企業が所有している固定資産を細かく管理するための台帳です。一般的にはエクセルなどの表計算ソフトで作成・管理されることが多いです。
固定資産管理では社内の資産情報を管理しながら、資産の所得日や取得価額、耐用年数や減価償却の方法などを知る必要があります。これらは正しい会計処理と、税務申告に欠かせない要素です。
固定資産税はすべての企業に支払う義務があるため、固定資産管理も欠かせない業務だといえます。
固定資産管理台帳では、前述のように資産の取得日や取得価額などを記録し、適切な減価償却を行います。これに類似した書類に「現物台帳」というものがあります。
現物台帳とは固定資産を含め、社内にあるすべての物品を管理するための台帳です。2つの台帳の違いを確認してみましょう。
| 固定資産管理台帳 | 現物台帳 | |
|---|---|---|
| 管理の対象 | 固定資産 | あらゆる物品（固定資産、備品、消耗品、IT機器、工具、リース商品など） |
| 管理の目的 | 減価償却の計算、固定資産税の計算 | 物品の保管場所や保管状態、貸与状況、リース契約などの把握 |
| 管理する情報 | 取得日、取得価額、耐用年数、償却方法など | 保管場所、保管状態、貸与状況、メンテナンス日、修繕記録、リース契約など |
このように固定資産管理台帳と現物台帳とでは、似ているようで管理の目的が違います。そのため、固定資産管理台帳と現物台帳を分けて作成・管理するのが望ましいでしょう。
それでは改めて、固定資産管理台帳の役割を確認していきましょう。固定資産管理台帳の主な役割とは「資産管理」「会計処理」「税務処理」の3つです。それぞれ解説していきます。
企業が所有しているすべての固定資産はどこに置かれているか、誰が管理しているか、どのような状態にあるかなど、固定資産に関する詳しい情報を知ることが第一の目的です。
毎年決算期末には実地棚卸を行う必要があるため、固定資産管理台帳で資産管理を徹底していると棚卸作業をいくらか楽にすることができます。
もっとも、常に正確な資産情報が記録されていなければ、固定資産管理台帳としての役割は果たせません。
固定資産管理台帳によって資産管理を設定すると、企業の設備投資状況を把握できます。これは、各種設備投資が企業の財政状況に対して健全であるか否かを知るために必要であり、無計画な設備投資を防ぐことにもなります。
また、賃借対照表や損益計算書には固定資産の取得価額や減価償却費の内訳などは明記しませんが、資産額を明記します。そのため固定資産管理台帳に記載されている情報をもとに、資産額を算出することがあります。
税務申告において、固定資産の減価償却が正しく行われているかどうかは重要です。減価償却では固定資産の耐用年数に応じて取得価額を焼却し、経費として計上します。
一般的な経費ならレシートや領収書がその証憑となりますが、固定資産税においては固定資産管理台帳が証憑であり、税務申告が正しく行われているかの証明ができます。
税務署の調査が入った場合、減価償却が正しく行われているかどうかも確認されるため、固定資産管理台帳は正確に記入しなければなりません。
それではここで、固定資産管理台帳の作り方をご紹介します。エクセルまたはGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを用いて作成するのが一般的です。
ただし、固定資産管理台帳の紛失やセキュリティには十分注意する必要があるため、企業にとって管理しやすい方法で作成するのがポイントです。
固定資産管理台帳を作成する際は、必要な入力項目を並べていきます。しかし、固定資産管理台帳のフォーマットは法律によって定められているわけではないため、企業独自に作成します。一般的に使用される項目は以下のようなものになります。
これらの入力項目を揃えるだけなので、固定資産管理台帳の作成はそこまで難しくありません。ただし、固定資産を管理しやすいよう台帳を工夫するのがポイントです。
例えば、固定資産管理台帳にはフィルタ機能を設定して、さまざまな形で固定資産情報を検索できるようにします。企業によっては1,000点以上の固定資産を管理するため、必要な時に必要な情報を得るために欠かせません。
また、耐用年数が近づいている固定資産は赤色表示するなどして、正しく除却処理できる工夫も必要です。こうしたことを考慮すると、エクセルやGoogleスプレッドシートではなく、データベースを用いて固定資産管理台帳を管理する方が作業を効率的に進めやすい場合もあります。
固定資産管理台帳を作成するだけで、固定資産管理が正しく回るわけではないので、いくつか注意が必要です。ここでは固定資産管理台帳を作成・管理するうえでの注意点をご紹介いたします。
固定資産管理台帳は、あくまでも減価償却の計算を正しく行い、税務申告業務を助けるための書類です。そのため、固定資産を含むすべての物品を現物管理するのには向いていません。
「減価償却さえできれば大丈夫なのでは？」と思うかもしれませんが、固定資産の状態やメンテナンス状況などまで把握しなければ、正しく減価償却することはできません。
例えば、固定資産の修理・改良のために支出したコストのうち、固定資産の維持管理や原状回復のために要したと考えられる部分については、修繕費として損金計上します。
一方、修理・改良により固定資産の使用可能期間を延長させた、あるいは価値を増加させた場合などに対する金額は、資本的支出と認められます。つまり、このケースでは減価償却の必要性があるのです。
このように、減価償却は取得価額と耐用年数だけで決まるわけではありません。修理·改良の影響によって新たな減価償却が必要か否かが変わるため、現物管理をしっかりと行わなければいけないのです。
しかし、エクセルやGoogleスプレッドシートなどで作成した固定資産管理台帳では、現物台帳との連携が難しく、現物管理がうまくいっていないケースも多いです。
固定資産管理台帳を正しく運用するには、前述のように現物台帳との併用・連携が欠かせません。ですが、うまくいかないケースも多くあります。
主な理由として、2つの台帳で自動的なデータ連携が図れずに手作業での入力が増え、操作ミスによるデータの不整合が発生することが挙げられます。固定資産管理台帳と現物台帳の管理目的は違いますが、相互補完の関係にあります。したがってどちらかのデータが間違っていれば、一方の書類も正しく機能しなくなってしまいます。
これを防ぐためには固定資産管理と現物管理のシステム化が必要です。それぞれの機能を備えたシステムなら、手作業に頼ることなくデータの同期が行え、2つの台帳で常に整合性の取れたデータを管理できます。
エクセルやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトは便利なツールですが、限界もあります。固定資産管理は企業が経営活動を続ける以上、永久的に発生します。そのため、表計算ソフトで管理している固定資産情報が膨大な数になるのも時間の問題です。
例えばエクセルの最大行数は約100万行ですが、これは「100万行でもサクサク動作する」という意味ではありません。あくまで最大値が100万行であり、実際は早い段階でエクセルの動作が遅くなり始めます。
また、表計算ソフトの動作を決めるのは行数だけではありません。組み込まれている関数やマクロによっても、動作が重くなることもあります。
このように、表計算ソフトには動作の限界があります。業務効率を阻害し、作業者にもストレスを与えることになるため、固定資産管理台帳を作成する際は、その限界を知っておくことも大切です。
課題を解決するためには、やはり固定資産管理のシステム化が有効です。固定資産管理システムであれば、構築環境にもよりますが、数十万、数百万のデータを扱ってもパフォーマンスは低下せず、スムーズに動作して固定資産管理が行えます。
固定資産管理と現物管理を同時に行うなら、日立システムズエンジニアリングサービスの「物品管理システム」がおすすめです。物品管理システムとは、固定資産を含む企業が保有しているあらゆる物品の管理を効率化するシステムです。
物品管理システムをおすすめする大きな理由は、バーコードやビーコンに加えて、「RFIDによる管理」ができることです。RFIDとは無線タグのことであり、物品に付けることでハンディターミナルで読み込むだけで情報を確認できます。
例えば実地棚卸を行う際は、固定資産管理台帳を確認しながら固定資産に該当する物品を探し、その個数や状態を記録していきます。一方、RFIDを使えばハンディターミナルが固定資産の場所を特定してくれるため、固定資産管理台帳を持ち歩きながら実地棚卸を行う必要はありません。
効率良く作業しながら現物ベースでの管理が可能であり、固定資産以外の物品に関してもトータルで管理できます。棚卸作業にかかる時間が従来の10分の1まで削減できた事例もあります。
こうした物品情報の効率的な把握に加え、台帳としての機能も備えており、総合的に物品管理を効率化します。
本記事では、固定資産管理台帳の概要について説明してきました。企業によって要件はさまざまですが、事業規模が大きくなるにつれて管理すべき固定資産は増え、管理業務は複雑になっていきます。表計算ソフトで管理する固定資産管理台帳に限界を感じることもあるでしょう。
そうした場合は前述した物品管理システムの導入も検討してみるのもよいでしょう。物品管理システムなら固定資産を現物ベースで管理しながら、企業が保有しているあらゆる物品を統合管理できます。
固定資産管理について課題を感じている場合は、自社の管理方法について一度見直し、より適した方式の管理台帳を改めて検討してもよいかもしれません。
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※ZENMU Virtual Desktopは、株式会社ZenmuTechの製品です。
※株式会社日立システムズエンジニアリングサービスは、ZENMU Virtual Desktopの正規販売代理店です。
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