グローバルセキュアデータ転送サービス
社内でデータを共有したり、クライアントに資料を送ったり、ファイル送信をする機会は多いのではないでしょうか。しかしファイル送信方法には、さまざまなものがあり、それぞれ長所や短所が異なります。
この記事では、ファイル送信の方法を5つに分類し、それぞれの特徴を説明していきます。また、ファイル送信時にセキュリティを高め、情報漏えいなどを起こりにくくするための方法についても解説します。
※本記事に掲載している情報は2021年3月時点のものです。
グローバルセキュアデータ転送サービス
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企業間の重要かつ大容量のデータを高速で安全に転送します。
ファイル送信方法を分類すると、次の5つに分けられます。
普段使っている「メールソフト」に、ファイルを添付して送信することができます。メールでのファイル送信の一番のメリットは、手軽さです。
しかし、メールでのファイル送信は、メールサービスにもよりますが、最大でも30MB程度のファイルしか送れないという制約があります。
一応、ファイル分割ソフトを使えば、もっと大きなファイルも送れますが、送り先にファイル結合の手間をかけさせてしまいます。 また、メールサービスによる送信容量上限が30MBあったとしても、限界いっぱいのファイルを送るのは考えものです。一般に、一度に送ってよいファイル容量は、3MB程度までです。それ以上の大きさのファイル送信は、相手側のサーバーの負担が大きくなってしまいます。
ほかにメールでのファイル送信は、情報漏えいの危険性が高くなる、ファイル破損の確率が上がるといった問題もあります。
テレワークの浸透によって、会社でも「チャットツール」を使う機会が増えてきました。「Zoom」「Skype」「Slack」といったチャットツールには、ファイル送信の機能が付いています。
Zoomなら一度に最大1GBまで、Skypeなら最大300MBまで、Slackなら最大1GBまでと、メールよりずっと大きいファイルを共有できます。
ただし、一度に送付できる容量制限に加えて、合計で送付できるファイル容量にも制限があります。無料プランでは合計のファイル容量が少ない場合が多く、一定量しかファイルを共有できません。
すでに仕事でチャットツールを利用しているなら、チャットツールを使ったファイル送信は非常に便利です。チャットをしながら、あるいは通話をしながらファイルを共有できます。
1GB程度までのファイルなら、チャットツールでも十分です。しかし、もっと大きなファイルを送りたいなら、専用の「ファイル転送サービス」を使うべきです。ファイル転送サービスなら、一度に100GBのファイルを送れるものもあります。
利用者がファイルをアップロードすると、メールで相手側に、アップロードされたファイルのダウンロード用URLが送られます。相手がこのURLをクリックすると、ファイルをダウンロードできます。
クラウド型のオンラインストレージも、原則として、ファイル転送サービスと似たものです。実際のところ、ファイル転送サービスでも、アップロードしたファイルはサービス事業者のオンラインストレージに保存されるからです。
両サービスの違いは、ファイル転送サービスはベンダーの管理するストレージにアップしたファイルを相手に送るのに対し、オンラインストレージは送り手か受け手の管理するストレージにアップロードするという点です。オンラインストレージはクラウド上でデータの編集や閲覧、バックアップなどが行えるので、複数人とのファイル共有に向いています。
また、オンラインストレージにアップロードしたファイルは、誰にファイルを共有するのか、ダウンロードを許すのか、閲覧だけしかさせないのか、などの権限の設定ができます。
ネットでのファイル送信は、セキュリティリスクが大きいとみなすなら、記録媒体で物理的にファイルを渡す方法もあります。使われる記録媒体には「USBメモリ」「SDカード」「CD」「DVD」などがあります。記録媒体を直接相手に手渡すこともできますし、郵便物として送ることも可能です。
記録媒体でのファイル送信なら、ウイルス感染や情報漏えいのリスクを低減できます。ただし、記録媒体自体を紛失する危険性はあります。また、記録媒体を買うための費用もかかってしまいます。
どのサービスを使ってファイルを送ればよいのかは、状況によって異なります。次の3点に注意して利用サービスを選びましょう。
不特定多数に見られてもかまわないファイルなら、どのサービスで送っても問題ありません。しかし機密ファイルを送る場合は、セキュリティ性能の高いサービスを使うべきです。
メールでの送信は、利用するサービスにより異なりますが一般的には「リスク有り」。チャットツールによる送信は、サービス提供会社次第ですが「やや危険」です。
ファイル転送サービスとオンラインストレージのセキュリティは、サービス提供会社の種類と料金プランによります。一般的に、無料サービスはセキュリティに不安があり、有料プランはセキュリティ対策が充実しています。
記録媒体での受け渡しは、記録媒体自体の紛失がなければセキュリティ性能が高い方法です。
数MB程度のファイルなら、メールで十分です。数百MB程度までなら、チャットツールでの共有が便利です。それ以上なら、ファイル転送サービスかオンラインストレージを使いましょう。
記録媒体で送れる容量は使用する媒体によります。CD-Rで数百MB、DVD-R、USB、SDカードなら数GB程度です。また、外付けハードディスクを使えば、数TBの大容量ファイルを送ることも可能です。
数MB程度のファイルなら費用のかからないメールがおすすめ。すでにチャットツールを使っているなら、追加費用はいらないため、チャットツールの送信機能で送るのが便利です。
大容量ファイルを送りたい場合は、無料のファイル転送サービスか無料のオンラインストレージサービスを使うとコストを抑えられます。
記録媒体を使う場合、相手から返還されないことも考えるとCD-Rがおすすめです。まとめて買えば1枚数十円でCD-Rが手に入ります。容量が大きい場合はDVD-Rがおすすめです。
たとえ機密性の低いファイルでも、情報漏えいをさせたくないのは当然のこと。どのファイル送信サービスを使うにしろ、なるべくセキュリティが高まるような設定にしましょう。
ファイル送信方法によって、セキュリティ対策も変わってきますので、それぞれについて説明していきます。
メールにファイルを添付する場合、第三者にその情報を盗み見られる危険性があります。また、メールでのファイル送信は手軽な分、間違った宛先に送ってしまうヒューマンエラー（一斉送信など）も起こりやすくなります。
このように本来の相手以外にファイルが送られてしまう場合に備えて、ファイルを「パスワード付きZIP」で送る慣習があります。 しかし昨今では、パスワード付きZIPファイルの有効性は疑われています。むしろ作業効率を下げるだけの悪習であるとして、中央省庁ではパスワード付きZIPファイルの利用を廃止する方針が明らかにされました。
現状、メールでのファイル送信で完全な安全性を保つ手段はありません。残念ながら、重要なファイルは、高セキュリティの有料ファイル転送サービスか有料オンラインストレージを使うか、記録媒体で直接渡すのが無難です。
チャットに付いている機能でファイルを送る場合、メールの添付ファイルで送るよりは、サイバー攻撃を受けるリスクを抑えられます。
しかし、そのセキュリティレベルは、どのチャットツールを使っているかによって大きく変わってきます。 たとえば「Zoom」は、悪意を持った第三者が会議に参加してファイルを共有する「Zoom爆弾」など、いくつかのセキュリティ問題が露呈しました。
チャットツールでファイル送信をするなら、セキュリティ性能が高いビジネス用チャットツールである「Microsoft Teams」や「Slack」などを使うのがおすすめです。
ファイル転送サービスには、「無料」のものと「有料」のものがあります。原則として、有料サービスの方が高セキュリティのため、大事なファイルは有料サービスを使って送りましょう。
「ファイルにパスワードを付けられる」「ダウンロードできる回数を設定できる」「ダウンロード可能な期間を設定できる」「通信内容が暗号化されている」「アクセスログが残る」といったセキュリティ対策が講じられているものが、高セキュリティなファイル転送サービスです。
オンラインストレージでファイルを共有する場合は、ファイルを公開する範囲を設定することでセキュリティが高まります。
アップロードしたファイルを誰でもダウンロードしたり、閲覧したりできないよう、慎重にアクセス権限を設定しなければいけません。 また、オンラインストレージを使うと簡単にファイルを共有することができてしまうため、不適切なファイルをアップロードしないよう、社内のルール設定と管理の徹底が必要です。
USBメモリなどでファイルを送るなら、簡易書留を使い、確実に相手にUSBが届くようにすると安心です。 また、USB自体も普通のものではなく「セキュリティ機能付きUSB」を使用した方が安全性が高まります。
セキュリティ機能付きUSBとは、「アンチウイルスソフトインストール済み」であったり「起動時パスワード」「暗号化機能」が付いていたりするUSBメモリで、セキュリティ性能が大きく高まっています。
ファイルを送るには、「メールに添付」「チャットの送信機能」「ファイル転送サービス」「オンラインストレージで共有」「記録媒体で渡す」という5つの方法があります。
メールは手軽ですが、送れるファイル容量が少なく、安全性にも問題があります。ファイル転送サービスとオンラインストレージは、大容量のファイル送信に適しています。チャットツールは、メールとファイル転送サービスの中間くらいの性能です。
記録媒体を渡す方式は、大容量のファイルが送れて、セキュリティにも優れていますが、手間がかかってしまいます。
どの方法でファイルを送るかは、「安全性」「コスト」「ファイル容量」を考慮し、適切なものを選びましょう。
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