クラウドバックアップサービス AvePoint
グループウェアは、組織コミュニケーションを円滑化する重要なシステムです。
この記事では、グループウェアの概要や導入するメリット・デメリット、機能、おすすめのサービスなどについて解説します。
※本記事に掲載している情報は2024年3月時点のものです
目次
クラウドバックアップサービス AvePoint
「クラウドバックアップサービスAvePoint」導入でグループウェアの
情報セキュリティリスクを軽減。「グループウェア」のデータ保護を実現します。
グループウェアとは、組織内コミュニケーションを円滑化する機能・ツールがまとまったソフトウェアのことです。
グループウェア内でプロジェクトを一元管理できることはもちろん、インターネット環境があれば、場所を問わずPC・スマートフォンから簡単にアクセスできます。
グループウェアは、新型コロナウイルスのまん延をきっかけに普及が加速しました。
それ以前はメールアプリやスケジュールアプリなど、単体のアプリケーションをバラバラに管理するのが一般的でした。一方、グループウェアがあれば業務で使う機能の集約化が可能です。例えば、チャット・ビデオ通話を使ったコミュニケーション機能、チーム全体のスケジュール共有機能など、役立つ機能をひとつのアプリケーションで管理できます。
テレワークが一般化した現代において、オンライン上でのコミュニケーションを円滑に進行できるグループウェアは業務に欠かせないシステムです。機能やツールの集約化・業務効率化のためにも、グループウェアの導入は重要性を増しているといえるでしょう。
グループウェアとよく間違われやすいのがビジネスチャットです。
ビジネスチャットは、社内外の人と気軽に連絡を取り合えるコミュニケーションツールのことを指します。文章でのやり取りやデータの送受信はできますが、グループウェアのように豊富な機能・ツールが搭載されていません。
つまり、ビジネスチャットは主にチャット機能のみを利用でき、グループウェアはビジネスチャット機能を含め、スケジュールやデータ共有、タスク管理など、さまざまな機能をまとめて利用できる点で異なります。
グループウェアの機能は、大きく4項目に分類できます。
項目別に具体的な機能を紹介します。
社内コミュニケーションで役立つ機能を以下に整理しました。
グループウェアに従業員情報を登録してアカウントを作成すれば、チャットやSNS、掲示板への書き込みが可能です。
また、ビデオ通話を含むウェブミーティングなど、文章や会話によるコミュニケーションや、仕事のスケジュールや言づてといった情報をメモできるなど、さまざまな方法で組織内コミュニケーションを実施できます。
グループウェアでは、データのやり取りや資料の共有など、情報共有に役立つ機能が搭載されています。
具体的な機能を以下に整理しました。
例えば、仕事で利用するデータをクラウドに保存して共有できるほか、複数人で実施しているプロジェクトの進捗や資料をグループウェア上で共有できます。
さらには打ち合わせの際に必要な議事録の作成、社内アンケートの実施など、複数人でやり取りが必要な業務をグループウェアを通じて実施できるのが魅力です。
グループウェアには、業務状況を管理して効率化を図る機能が搭載されています。
主な機能は次のとおりです。
従業員別のワークフローやタスク管理ができるのはもちろん、各タスクに進捗状況などを記載できるのが特徴です。
業務状況を見える化できるため、テレワークなど離れた場所で仕事をしていても、計画的に業務を進行できます。
また、個別のスケジュール帳やToDoリストを作成・確認できるのも魅力です。スマートフォンからアクセスできるため、手帳を持ち歩く必要がなくなります。
グループウェアによっては、業務補助に役立つ機能を利用できる製品も多数提供されています。
業務補助に役立つ機能として、具体的には以下が挙げられます。
例えば、業務状況を確認するためのログイン確認機能、テレワーク時の業務時間を計測する日報機能を使えば、詳細な業務時間を集計できます。
また、業務にかかった経費をグループウェア上で精算したり、ホテルや新幹線などを予約を行うことができたりと、社内管理を円滑に進行できる機能が魅力です。
グループウェアを導入するメリットを4つに整理しました。
これらについて、詳しく説明します。
1つ目のメリットは、組織全体の業務効率化を実現できる点です。
例えば、従業員一人ひとりがオフラインで実施していた従来のプロジェクト管理・タスク管理を脱却し「情報のブラックボックス化」を防止できます。チーム全体の情報を見える化することにより、遅延している業務の改善や指摘が可能です。
また、業務で活用する機能がグループウェアに集約されているため、必要な機能・ツールを探しやすくなり、業務を効率化できます。それと同時に、組織内で利用するツールを統一化できるのがグループウェアの魅力です。
2つ目のメリットとして、リモートワーク時の業務進行を円滑化できる点が挙げられます。
例えば、グループウェアのチャット機能やビデオ通話機能を使えば、個別でメールを送信し合う必要がなくなります。また、複数人と同時に連絡できるため、宛先選択や件名入力といった手間を削減できるのが魅力です。
オンラインで従業員をつなげてくれるグループウェアを導入すれば、フィードバックの効率化にも役立ちます。
グループウェアのデータ共有機能を使えば、即座に他ユーザーにもデータを共有できます。瞬時に完成した資料をチェックが可能なほか、チャットやビデオ通話ですぐにフィードバックを行えるのがメリットです。
また、同じ資料を同時に操作し、作成とフィードバックを同時進行で実施するという使い方もできます。
複数のツールや機能が集約化されたグループウェアを導入すれば、個別で使っていたシステムの管理コストを削減できるメリットもあります。
例えば、別個で対応しなければならなかった支払いをグループウェア一本に集約できるほか、バージョンアップや更新の手間を削減できるため、システム担当者の負担を削減できるのもグループウェアの魅力です。
グループウェアの導入には次のようなデメリットもあります。
これらについて、詳しく説明します。
クラウドサービスの使い方に慣れていない従業員が多い場合、グループウェアの機能を使いこなせない恐れがあります。
中にはグループウェアの操作を辞めてしまう従業員が出てくるケースもあるため、ソフト導入時には、事前に社内研修を実施し、操作方法や社内ルールを説明することが重要です。
また、グループウェアによって搭載されている機能が異なります。関係のない機能が多いグループウェアを導入すると、社内に混乱を招くケースもあるため、必要な機能が搭載されたグループウェアを探すことが重要です。
グループウェアの活用を従業員任せにしてしまうと、社内浸透せず途中で運用を中断する結果となる場合があります。
グループウェアを導入する際には、社内周知を徹底することはもちろん、導入した人が率先して使い方や活用メリットを従業員に伝えることが重要です。
グループウェアは同じ部署内でデータやルールを共有するのは簡単ですが、ルールの異なる部門や役職全体でシェアすることには向いていません。部署や役職を超えてシェアした場合、管理が複雑化するケースもあるので注意が必要です。
グループウェアは無料・有料でさまざまな製品が提供されていますが、業務への本格利用を実現したいのなら、すべての機能を利用できる有料版の導入が欠かせません。有料版のグループウェアは機能やツールが多い分、費用が高く設定されています。
本格的なグループウェアの導入を検討しているのなら、まずは提供されているグループウェアの費用面を比較しましょう。自社で捻出できる予算と照らし合わせつつ、無理なく運用できる製品を探してみましょう。
グループウェアの製品を探している方向けに、無料・有料の製品をまとめました。
機能情報も整理しているので、ぜひ参考にしてみてください。
※2024年3月時点の情報を記載しています。
無料で提供されているおすすめのグループウェアを3つ整理しました。
| 製品名 | 提供元 | 機能 |
|---|---|---|
| R-Group | Rグループ株式会社 |
|
| enclo | メインソリューション株式会社 |
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| クロジカ | TOWN株式会社 |
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完全無料で使えるソフトはもちろん、基本無料でありながら豊富な機能が搭載された製品が多数提供されています。有料版と比べて機能数が劣るほか、ファイル共有のストレージが少なく設定されていますが、費用を抑えたい方におすすめです。
有料で提供されているおすすめのグループウェアを3つ整理しました。
| 製品名 | 提供元 | 料金 | 機能 |
|---|---|---|---|
| Google Workspace | 1ユーザー当たり月額680円～ |
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|
| Microsoft 365 | Microsoft | 1ユーザー当たり月額750円～ |
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| サイボウズ kintone | サイボウズ株式会社 | 1ユーザー当たり月額780円～ |
|
有料版の場合、豊富な機能を自由にカスタマイズして利用できるのが特長です。また、ストレージ容量も大きく、クラウド上に1TB近いデータをアップロードし共有できます。業務に役立つ機能も豊富ですので、自社に最適な製品を探してみてください。
グループウェアを活用すれば、バラバラに管理していた社内ソフトを一元管理できるほか、クラウド上にデータをアップロードしてチームで共有できます。
しかし、クラウドにデータを保存していても、サーバーでトラブルが発生してデータが消えてしまう恐れがあるため、絶対に安全だとはいい切れません。
もしグループウェアのデータを安全に管理したいのなら、クラウドバックアップサービスを活用してみるのはいかがでしょうか。
グループウェアのデータを手軽にバックアップできることはもちろん、バックアップを自動化できます。手間をかけずにグループウェアのデータを安全な場所に保管できるため、トラブルへの備えとしてバックアップサービスを検討してみましょう。
※本記事における価格情報記載はすべて税抜表記です。
※Microsoft、Windows、Windows 10およびMicrosoftのロゴは、米国およびその他の国におけるMicrosoft Corporationの登録商標または商標です。
※その他、記載されている会社名、製品名は、各社の登録商標または商標です。
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「クラウドバックアップサービスAvePoint」導入でグループウェアの
情報セキュリティリスクを軽減。「グループウェア」のデータ保護を実現します。
