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  • 2021.04.01
  • 2021.04.01
  • 秘密分散 フォー メール

メール添付ファイルにパスワードは必要?意味とやり方について解説します。

秘密分散 フォー メール

会社などで取引先とのメールやり取りの際に、添付するファイルにパスワードを付けて送るという慣習が義務付けられているところも多いのではないでしょうか。そんな中、「パスワードって必ず必要なの?」、「パスワードだけでセキュリティ的には大丈夫なの」など、疑問を持ったことのある方もいるのではないでしょうか。

また、パスワードの付け方がわからなかったり、取引先からのパスワード付き添付ファイルが開けなくて困ったりした経験はないでしょうか。

本記事では、メール添付ファイルにパスワードを付ける意義と添付ファイルへのパスワードの付け方、開けない、パスワードを忘れてしまったなどの事態の対処法について解説していきます。
メールを使った方法以外のデータ共有方法についても紹介していますのでぜひご参考ください。

※本記事に掲載している情報は2021年3月時点のものです。

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カンタン・便利なのに高いセキュリティ
Outlookメールでの情報漏えいリスクを防ぎます。

メール添付ファイルにパスワードを付ける意味

ここでは、メール添付ファイルにパスワードが必要な理由について、3つの観点から説明していきます。なぜメール添付ファイルにパスワードを付ける必要があるのかを理解することで、セキュリティについての意識を高めていきましょう。

第三者への情報漏えいの防止

インターネット上には改ざんや盗聴、なりすましなどの脅威があります。メールの添付ファイルにパスワードを付けなかったり、暗号化されていない経路でメールを送ったりしてしまうと知らずに悪意を持つ第三者から情報を盗み取られてしまう恐れがあります。

企業秘密のデータ保護やコンプライアンスの順守、個人情報保護の観点からも情報漏えい対策は必須でしょう。

送り先間違いによるリスクを減らす

そもそもこのメール添付ファイルにパスワードを付けることがなぜセキュリティ的に安全かと思われているかと言うと、送り先を間違えるなどして、1通目の情報のみ盗まれても、2通目のパスワードの送り先を間違えなければファイルが開けないので安心と思われているからです。

2通目の送り先を間違えないためにも、一定時間サーバーにメールを留めて、送り先の再チェックができるだけの時間を確保するなどの対策をしておくべきでしょう。

ただし、昨今この添付ファイルとパスワードを別で送信する手法(通称PPAP)には問題点も指摘されているので、完全にリスク回避できるわけではない点を覚えておきましょう。PPAPについてはあとで詳しく解説しています。

データの送り先を安心させる

メール添付ファイルにパスワードを付ける慣習は、セキュリティ対策として広く認知されています。そのため、メール添付ファイルにパスワードを付けて送付することで、相手に安心感を与えることができます。

最近は、クラウドサービスなどが知られてきておりデータ共有方法の選択肢が増えてきましたが、企業・組織間でメール添付ファイルにパスワードを付けて送付することがセキュリティの面で安心な方法としてとらえられているため、他の方法に切り替えづらいという現状もあります。

メール添付ファイルにパスワードを付ける方法

ここでは、メール添付ファイルにパスワードを付ける方法について解説します。有料ソフトやメーラーによるパスワードの付け方、ワードやエクセルを使ったメール添付ファイルにパスワードを付ける方法について解説します。

有料ソフトを使ったパスワードの設定

メール添付ファイルにパスワードを付けるソフトはいくつかありますが、ここでは「メールZipper」使った方法について説明します。

月額料金はかかりますが、メール添付ファイルにパスワードを付けたり、サーバーへメールを一時保持する機能があったりとサービスは充実しています。メールZipperの入手は以下のURLからすることができます。
https://www.lrm.jp/mailzipper/about/function/

有料で法人向けのサービスですが、パスワードの設定以外にもメールの送信を破棄したり、送信を一時的に設定した時間保留にできるなどの機能もあるので、メール添付ファイルにパスワードを付けたいというニーズだけでなく、セキュリティ全般に対して包括的に対策をしたい方向けのサービスになります。

Thunderbirdでパスワードを設定する方法

Thunderbirdは、よく使われているメーラーの1つですが、ここでは、Thunderbirdのアドオンを追加することによって、ファイルにパスワードを設定する方法を紹介します。今回紹介するのは「Auto Zip Attachments」です。

アドオンとは追加機能のことで、Thunderbirdにファイルへのパスワード設定機能を追加してくれます。Auto Zip AttachmentsはThnuderbirdのメール作成において、添付したファイルを圧縮してくれる追加機能です。

Auto Zip Attachmentsは以下のサイトからダウンロードボタンをクリックし、インストールします。再起動を求められるので、ウィンドウに記載してある指示にしたがい、Thunderbirdを再起動してインストールは完了です。

ソフトを起動するとツールバーに「自動圧縮」の表示がでます。ファイルを添付したあとに、この自動圧縮ボタンを押すことでZIPファイルが作成され、パスワードを設定することができます。

多数のファイルを圧縮する場合なども詳細に設定を変更することができるので、設定に時間はかかるものの、ソフトの自由度は高い印象。その他、特定のファイルのみ圧縮するか否かを逐一確認するなどの設定もできます。

ワードやエクセルファイルにパスワードを設定する方法

圧縮ファイルにパスワードを付けるだけでなく、ファイル一つひとつにパスワードを付けることでよりセキュリティを高めることができます。

多くのビジネスシーンで使われている「ワード」と「エクセル」ですが、ここでは、これらのソフトを使ってファイルにパスワードを付ける方法について説明します。はじめにワードの場合について説明していきます。

はじめに、パスワードを設定したいファイルを開いておきます。ツールバーからファイルを選択し、「情報」→「文書の保護」→「パスワードを使用して暗号化」の順にクリックします。

パスワードの入力を求められるので、任意のパスワードを入力します。上書き保存か名前を付けて保存を選択するのを忘れないようにしてください。これで、ワードファイルにパスワードを設定することができます。

続いてエクセルの場合について説明します。手順はワードのときと同様です。まずツールバーのファイルを選択し、「情報」→「ブックの保護」→「パスワードを使用して暗号化」の順にクリックします。パスワードの入力を求められるのでパスワードを入力します。

パスワードを設定したファイルで、先ほどと同様に「ファイル」→「情報」の順に選択していき、「文書の保護またはブックの保護」の欄に「この文書またはブックを開くにはパスワードが必要です。」と表示されていたら設定は完了です。

ちなみにパスワードを解除する場合は、パスワードの設定を再度行い、パスワードの入力欄に表示されているパスワードを削除して、何も記載しない状態でOKを押せばパスワードが設定されていないファイルに戻すことができます。
パスワードが設定されて送られてきたファイルを開くたびにパスワードを打ち込むのは面倒なので、データを送付するとき以外は解除しておくことをおすすめします。

メール添付ファイルが開けないときは

送られてきたメール添付ファイルが開けなかった経験はないでしょうか?取引先に再度送ってもらえば解決する場合もありますが、一度はご自身の環境でなんとかできないか試したいですよね。

ここでは、メール添付ファイルが開けない原因について説明します。原因はいくつか考えられるので、原因一つひとつに対して解決策を持っておくことが重要です。

別の解凍ソフトを使ってみる

たとえばWindows10を使っている場合、標準でZIPファイルを解凍する機能が備わっていますが、開けないケースを考えましょう。こういったときには、フリーの解凍ソフトを使ってみることをおすすめします。よく利用されている定番のソフトには「7−Zip」や「Lhaplus」、「+Lhaca」などがあります。

PCのセキュリティを確認する

皆さんのPCには何らかのセキュリティソフトがインストールされていて常時保護されていると思いますが、このリアルタイム保護によりZIPファイルの解凍がブロックされてしまう可能性があります。

メール添付ファイルが信頼のおける送信先から送られているかを確認しているという前提にはなりますが、一時的にリアルタイム保護を停止してから、ZIPファイルの解凍を行ってみてください。

ファイルが破損している

ZIPファイルが開けない原因の1つにファイルの破損が考えられます。これは送信先でメール添付ファイルを暗号化する過程で破損してしまっていたり、受信したメールからメール添付ファイルをダウンロードするときに途中で止まってしまったりして、破損したファイルがダウンロードされてしまった場合に起こります。

受信者側ができることとしては、ネット環境が整った場所で再度メール添付ファイルをダウンロードし直してみて、解凍を試してみてください。それでもうまく解凍できない場合は、送信先に再度ファイルの暗号化と送信手続きを依頼してみてください。

そもそもパスワードを付けるだけでいいの?PPAPの問題点

ここまでは、メール添付ファイルへのパスワードの必要性や設定方法、うまくファイルが解凍できないときの対処法について説明してきました。しかし、メール添付ファイルにパスワードを付けることでセキュリティ面での充分な対策になっているのでしょうか?

実は、メール添付ファイルにパスワードを設定するだけではインターネット上の脅威から完全にデータを保護することができません。パスワード付きのメール添付ファイルの問題点について解説していきます。

セキュリティスキャンが実行されない

問題の1つ目は、暗号化されているファイルはウイルスに感染していてもセキュリティスキャンが実行されないという点です。ほとんどのPCが何らかのセキュリティソフトを使って、リアルタイムに保護をかけていると思いますが、暗号化されているソフトはこのリアルタイム保護をすり抜けてしまいます。
そうすると、ファイルに入っているウイルスに気づかずにPCにウイルスを流してしまいます。

誤送信のリスクを完全には排除できない

2つ目に、メールの送信を「本文・添付ファイル」と「パスワード」の2通に分けても、誤送信のリスクを完全に排除できないという問題があります。1通目の送信先の間違いに気づかずに2通目も同じところに送ってしまう可能性があるからです。

また、1通目で送信先の間違いに気づいても、添付ファイルは暗号化されていますが、メールの本文は暗号化されていないため、内容を推測される可能性があります。

パスワードの解析はある程度可能

3つ目は、パスワードを簡単に解析されてしまうという問題です。
1通目の送り先を間違えてしまった場合など、2通目のパスワードの送付をキャンセルできても、パスワード解析をすることでファイルが開けてしまいます。

このようにメール添付ファイルにパスワードを付けて送付する運用方法は、その問題点の多さからPPAP(Password付きZIPファイルを送信、Passwordを送信、Aん号化(暗号化)Protocol(プロトコル))と皮肉的に呼ばれています。
このPPAP運用を廃止し、代替案について検討する必要があります。

データ送付にクラウドサービスを使うこともできる

クラウドストレージサービス

データ共有の方法には、クラウドストレージサービスを使うという方法があります。普段の生活でGoogle driveやOne drive、iCloudなどのクラウドサービスを使っている人は少なくないのではないでしょうか。

法人向けのサービスには、BoxやDropboxの法人版などがあります。個人的に使えるサービスでもいいのですが、ログの確認や監査機能などが追加されている法人向けのサービスを用いるのがおすすめです。
PCだけでなく、スマホやタブレットのアプリケーションも充実しており、利便性の高さも魅力の1つです。

データ転送サービス

また、クラウドストレージは社内で情報共有手段としての利用が基本ですが、社外との情報共有や数GB以上など大容量データの共有には、データ転送サービスが適しています。

株式会社日立システムズエンジニアリングサービスは大容量データの安全な転送を可能にした「グローバルセキュアデータ転送サービス」を提供しています。他サービスとの大きな違いとして、データを断片化・分散して転送を行う秘密分散技術を採用し、パスワード解析など従来の暗号化技術では防ぎきれないセキュリティ脅威にも対応しています。

まとめ

企業や組織では、いまだPPAP運用が行われているところが少なくないのが現状です。本記事では、メール添付ファイルにパスワードを付ける必要性やパスワードの設定方法、ファイルが開けなくなったときの対策について解説してきました。 また、後半では、PPAP運用の問題点やデータ共有の代替案についても簡単に紹介しました。

このメール添付ファイルにパスワードを設定して送るPPAP運用は社会に広く認知されていたり、セキュリティ的に安心な方法として知られているなど、完全に他の方法へ移行するのは単純にサービスを変えたりすることなど以外にも、解決しなければならない課題があります。

ぜひ今回の記事を読んで、代替案への移行を検討していただけると幸いです。

※本記事における価格情報記載はすべて税抜表記です。
※Microsoft、Windows、Windows 10およびMicrosoftのロゴは、米国およびその他の国におけるMicrosoft Corporationの登録商標または商標です。
※その他、記載されている会社名、製品名は、各社の登録商標または商標です。
※ZENMU Virtual Desktopは、株式会社ZenmuTechの製品です。
※株式会社日立システムズエンジニアリングサービスは、ZENMU Virtual Desktopの正規販売代理店です。

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